Effektiva team 3 – Motivera och planera!

Här är några väl utvalda tips för att leda team så att gruppmedlemmarna presterar sitt absolut bästa. Dessa tips håller i åratal för problem som uppstår i gruppen.

Motivation

Går det att påverka individens prestanda?

Javisst går det! Och i ett effektivt team är det en absolut nödvändighet. En duktig ledare får andra att åstadkomma saker, andra att uppnå målen. Ledaren kan inte göra allt själv. Men du måste låta dem göra det på sitt eget vis. Det gäller att kunna delegera och på rätt sätt.

Ledarskapet tar tid. Du måste avsätta tid för att få igång andra personer, få dem att koncentrera sig på nyckelfrågorna och de aktiviteter som skapar resultat. Dessutom är det viktigt att kunna mäta. Alla måste se vad som presteras. Gruppen måste bli medveten om vad effektivitet, produktivitet och vinst innebär. Men någon magisk formel för detta, finns inte. Jag brukar säga att det hade varit lättare att få ett effektivt team om jag hade kunnat dela ut en ”rosa tablett” för effektiviteten. Så är självfallet inte möjligt.

Det finns helt enkelt inte ett koncept som fungerar för alla. Att skapa prestationshöjning i gruppen tar tid. Men det finns ett antal små aktiviteter som du kan göra för att fixa detta. Saker som efter en tid skapar mer och mer effektiva team. Ledarskapet påverkar.  Så låt oss börja med att titta snabbt på ett effektivt ledarskap. Vad är det?

Alla kan inte bli ledare. Det kräver potential och förmåga att hantera människor. När jag har utbildat ledare i Utvecklande Ledarskap för Försvarshögskolan, blir det ofta efter någon månad extremt tydligt hur ledaren har utvecklats. En av de viktigaste funktionerna för ett effektivt team är motivation. Utan motivation växer inte gruppen. Ibland kan jag uppleva att företag och verksamheter som arbetar utifrån kvalitetssäkring, tror att de måste göra saker fyrkantigt, dvs utan någon som helst möjlighet för den enskilde att bli motiverad. Detta är en av de värsta fienderna till utveckling. Eftersom jag har utbildat i kvalitetssäkring under 80-/90-talet, vet jag vad det innebär. Att kvalitetssäkra innebär INTE att göra saker på exakt samma sätt, utan att se till att målet uppfylls.

Så om du är ledare i en grupp behöver du ta reda på vad som motiverar de enskilda. Låt oss återkomma till detta.

Som ledare behöver du ha vissa personlighetsdrag och specifika egenskaper (dimensioner). Det går inte att fungera som ledare om du är orolig eller osäker. Du måste vara lugn, avslappnad och säker. En ledare får aldrig vara tillbakadragen utan behöver vara sällskaplig till viss del, mycket optimistisk och tillgiven gruppen och individerna. Nyfiken, kreativ, godhjärtad, hjälpsam och förlåtande är andra egenskaper som krävs. Och självfallet måste ledaren vara målmedveten och ambitiös.

En ledare är inte en chef. Ledaren behöver ha följande önskvärda kompetenser:

  • Fackkompetens
  • Chefskompetens
  • Social kompetens
  • Stresshanteringsförmåga

En utvecklande ledare är:

  1. Ett föredöme för gruppen
  2. En person som har personlig omtanke
  3. En person som kan inspirera och motivera

Hur sammanställs ett effektivt team?

Nyckeln är att få personer som arbetar både för dagens och framtidens mål. Gå systematiskt tillväga när du väljer teammedlemmar.

För att få ”rätt” personer krävs:

  • Att du synliggör alla detaljer kring själva jobbet (planeringen) med mål och delmål
  • Definierar varje gruppmedlems personligheter för att få ut mesta möjliga och sätt ihop en blandad grupp
  • Skapa tydliga projektdokument för hanteringen. Vi rekommenderar PMIs 18 skallkrav

I en grupp behövs en blandning. Vi rekommenderar:

  • Några som är mycket målmedvetna
  • Några som älskar planering och struktur
  • Några som tar hand om övriga i gruppen och månar om dem
  • Några som är tillräckligt kreativa för att komma med nya idéer

Hur motiverar du gruppmedlemmarna?

De flesta personer har olika belöningssystem. Tro inte att offentliga applåder fungerar för samtliga medlemmar. Ta reda på vad som triggar dem. Beroende på deras personlighet, skapas motivationen utifrån det som just den personen går igång på.

Belöna dem utifrån det som ger just den medlemmen störst tillfredsställelse. Hjälp dem utvecklas. Undvik bestraffningar. Som ledare behöver vi ibland säga till och få en medlem tillbaka på banan, men gör detta bakom lykta dörrar och ge dem fria händer att fixa till saker så att de åter presterar. Följ upp noggrant, ofta och mycket. Ingen människa presterar om de inte får något i retur.

Tydliggör ansvarsfördelningen

Om du, som gruppledare, tydliggör vad var och en ska göra och kanske till viss del hur de ska göra detta, säkerställer du att gruppen når mål och resultat. Det handlar inte om personen som ska utföra aktiviteten utan om själva agerandet och vad det för med sig. Hur synliggör ni i gruppen detta?

Varje aktivitet ska ha en definition med tydligt mål. Det räcker inte att skriva VAD ni ska göra utan också VILKET mål det leder till. Var extra noga med detta. Kanske i form av ett protokoll. Bestäm också hur ni gemensamt ska tackla om någon inte utför en uppgift till en viss överenskommen datum.

Om ni arbetar med kvalitetssäkring är det viktigt att ni tydliggör vad som ingår i detta, vilka normer som ligger till beslut för det osv.

Alla dokument som ni i gruppen upprättar är levande dokument, dvs de ska ständigt uppdateras. Arbeta gärna med länkar men se till att alla når dessa. Gör en stor handlingsplan där allt finns och mindre planer för detaljer. Kanske kan ni göra dessa planer i Excel och därmed skapa ett gantschema som tydligt visar när delmålen ska vara klara.

Gantschema

Vid varje möte ska ni analysera, dokumentera och diskutera samtliga uppgifter.

Om alla vet vad som förväntas av dem, är chansen större att alla lyckas och därmed blir ni en effektiv grupp.

Bedöm och beröm!

Genom att bedöma varandra i gruppen, skapar ni motivation i den pågående processen och ökar chanserna för ett ännu större engagemang.

Vid bedömningsmötena måste ni ge varandra feedback. Tänk på att den ska vara så att alla växer. Ingen kritik som sänker någon! Beröm och ge möjligheter till att få vederbörande till att göra en ännu större prestation vid nästa tillfälle. Dessa möten ska vara lustfyllda så att alla ser fram emot dem.

På mötena går ni igenom:

  1. Granska vad som är gjort och vad som ska göras och knyt detta till ansvarig medlems prestation
  2. Planera framåt och knyt till ansvarig
  3. Sätt individuella och gemensamma mål
  4. Se till att alla är med på överenskommelserna
  5. Identifiera vilken utveckling gruppen behöver göra för att komma vidare framåt
  6. Coacha varandra
  7. Ta emot och ge feedback
  8. Förstärk relationerna med varandra
  9. Fungera som varandras katalysator
  10. Fokusera både på kortsiktiga och långsiktiga mål
  11. Agera så att alla ökar motivationen

Omvandla bra prestation till utmärkt

Det är inte alltid detta fungerar men ni – som grupp – bör eftersträva att ständigt förbättra er.

Kom ihåg att motivation är något som ni måste jobba med. Det sker inte av sig självt. Motivation kan ta tid men är viktigt. Det är oftast motivationen som skapar förändringen.

Eftersträva därför motiverande klimat. Precis som att temperaturen i växthus är avgörande, är den detta även för ett effektivt team.

Lycka till i teamet!
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Tagged with →  
Share →
0 comments
Visit Us On FacebookVisit Us On LinkedinVisit Us On YoutubeVisit Us On PinterestVisit Us On Google PlusCheck Our Feed