Effektiva team 5 – Förfina gruppen

Delegera

Ibland kan vi uppleva att det går fortare att göra något själv än att delegera eller samarbeta. Därför är valet av utsedd medlem viktigt. Se till att en person med rätt färdigheter och kunskap hanterar uppgiften. Ta reda på vad samtliga kan i gruppen. Var och en av oss är skickligast när vi tycker att saker är roliga (motiverad), när vi upplever att vi faktiskt kan utföra uppgiften (kompetens och färdighet).

Beröm varandra! Lär av varandra och utvecklas genom detta.

Tänk på att vi växer av att få vara delaktiga. Det finns människor som kan offra halva livet för något som en annan person upplever som en ”struntsak”. Öppna upp er för varandra. Ge varandra utrymme.

Öppen kommunikation

I boken Mer än bara ord som jag refererade till i förra inlägget, finns tipsen som hjälper till att öka kommunikationen. Den boken blev nominerad som årets projektbok 2018 (men vann inte).

Innan ni säger saker till varandra, se till att hjärnan är med. Alla människor har inte empatisk förmåga, tyvärr, så hjälp varandra att öka empatin i gruppen. Vill du läsa mer om emotionell intelligens, läs mina inlägg om detta. Du hittar dem här på denna länk:

Inlägg om emotionell intelligens

Nyckeln till god kommunikation handlar alltid om förberedelser.

Tänk efter:

  1. Hur kommunicerar du?
  2. Är du tydlig (i din e-post, vid möten, när du dokumenterar)? Om du tror att alla förstår, bör du genast tänka om. Vi kan aldrig bli tydliga nog. Se nedan om dina logiska nivåer
  3. Kommunicerar du på ett sätt som når mottagande persons personlighet, den person med vilken du talar, kan ta emot?

5 logiska nivåer

Ovanstående påstående kan tyckas klart, men det är INGEN som egentligen kan tolka vad vi säger vid skrift. Däremot när du talar, kan mottagaren uppfatta, beroende på intonation.

Effektiva möten

Bra möten ska vara informativa och roliga. För ett antal år sedan jobbade jag med möteseffektivitet. Det finns många forskningsrapporter kring hur ett möte bör vara för att upplevas positivt, men återigen, allt är beroende på vilken typ av personlighet du har. Det är lika svårt att tillgodogöra allas behov som att välja en film och hoppas på att alla gillar den. Det är också därför vi är olika när vi läser böcker (om vi gör det).

Se till att ni har lagt in hur mötena ska hanteras i policyn. Möten kräver förberedelser och regelverk.

Kom ihåg följande för effektiva möten:

  • Mål: Sätt alltid ett tydligt mål för mötet. Syftet med själva mötet ska vara synligt. Det är stor skillnad på att ha ett arbetsmöte jämfört med ett beslutsmöte eller ett informationsmöte.
  • Agenda för mötet: Det är mycket viktigt att det finns en dagordning och att ni håller er till den och den angivna tiden.
  • Tiden för mötet: Skriv alltid in både start- och sluttid för mötet. Ett tips är att ha olika typer av möten med olika längd. Gärna via ett i förväg utdelat schema
  • Förbered dig: Läs noga igenom allt inför mötet. Är det ett beslutsmöte, måste du ha skapat dig en uppfattning i förväg. Är det ett arbetsmöte behöver du ta fram argument och idéer som du kan dela med dig
  • Se till att punkterna kommer i rätt ordning på mötet: Om mötet innehåller både information, arbete och beslut, måste de komma i denna ordning
  • Vem ska delta i mötet: Finns det andra personer än projektgruppen som ska vara delaktiga?
  • Lyssna in samtliga: Låt endast EN person tala åt gången och lyssna aktivt. Ställ frågor. Om någon blir långrandig, var beredd att bryta
  • Ge varandra feedback innan mötet avslutas: På så sätt kan ni förbättra mötena inför nästa gång

Ett effektivt team såväl som effektivt möte följer följande devis:

Planera arbetet och arbeta utifrån plan!

Ni måste veta vart ni är på väg! Följ planen och skapa delmål på vägen.

Lycka till i teamet!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Tagged with →  
Share →
0 comments
Visit Us On FacebookVisit Us On LinkedinVisit Us On YoutubeVisit Us On PinterestVisit Us On Google PlusCheck Our Feed