Lean och BPM tar hand om röda pengar

Kan du se och vet vilka utgifter som är ”rödmarkerade”? Sådana som företaget och vi själva ibland missar.

Jag har under mina 30 år som effektivitetskonsult ofta stött på ett enormt slöseri i verksamheterna. Ett exempel var när jag för ca 15 år sedan själv jobbade i ett stort utbildningsföretag och fick ledningsgruppen till att inse hur mycket onödiga pengar som rann genom verksamheten. Då hade jag en dator som inte fungerade tillfredsställande. Om och om igen, bad jag att få en ny, kvalitativ dator som fungerade. På den tiden blev det konflikt i datorerna mellan Microsoft- och Adobe-programmen. Det blir det kanske ibland även idag. Jag hade ungefär 17 olika program igång samtidigt, konstant. Datorn la dagligen av. En dag blev min frustration för hög. För att tydliggöra eländet, gick jag upp till ledningen och sa (med ett leende) att varje gång min dator stoppade, skulle jag göra två saker.

  1. Skriva upp den förlorade arbetstiden
  2. GaffelSticka en gaffel i skrivbordet

Ledningen kunde själv räkna ut att det då var en tidsfråga. Antingen skulle jag bevisa att stora delar av min arbetstid var totalt meningslös och kostade verksamheten en förmögenhet. Som konsult på den tiden, hade jag hög lön. Eller så skulle mitt skrivbord till slut bli pinnved, vilket skulle vara pinsamt för alla inblandade.

På den tiden talades det inte så mycket om Lean och kvalitetsbristpengar. Det gjorde det däremot året därpå då vi hade som uppdrag att ISO-kvalitetssäkra många av våra kunder.

KvalitetsbristpengarOm ditt företag lider av bristfälliga datorer eller datorkunskap för medarbetarna, och/eller trög effektivitet, förlorar du mycket pengar. Tänk dig att en medarbetare idag enkelt kan frigöra 6 timmar till mer värdefulla uppgifter än tidsläckage och dubbelarbete. Det skulle innebära följande intäkter. En medarbetare med en snittlön på 20.000 kronor per månad kostar verksamheten 39.000 kronor per år ifall de inte är effektiva, har dålig koll på hur de ska utnyttja sina programvaror eller datorer som inte fungerar. Detta är utan sociala avgifter. Lägg till minst 30% i sociala avgifter, dvs 11.700 kronor till = 50.700 kronor. Du får några nya datorer eller utbildningar för 50.000, eller hur?

Skulle det finnas mer än en medarbetare, kanske rentav 10 st, då har verksamheten en förlust – som du syns – på ca 500.000 kronor. För den lilla summan kan de lugnt köpa in en sådan som jag under mer än ett helt år och göra om sin verksamhet till en blomstrande dito.

Som du förstår är denna summa i verkligheten ännu större.

Jag har under åren besökt många privata företag och officiella verksamheter och skapat strukturer som sparat dem tusentals kronor i månaden. Det är inte ovanligt att det finns exempelvis mappar i datorsystemen som bara ligger och skräpar. Ingen vet vad där finns, ingen tar ansvar för detta. Troligtvis behövs inte det som ligger där men det gör stor skada. Det är som barrikader som byggs upp och försvårar för de anställda att hitta det som de verkligen behöver.

Mitt råd är därför:
Sluta mäta intäkter och vanliga utgifter! Att följa upp en budget är viktigt men totalt meningslöst om du inte tar med kvalitetsbristpengarna.

Eftersom jag även är av Försvarshögskolan certifierad handledare i ledarskapsutbildningar, kan jag berätta hårresande historier om vad som händer i en verksamhet när chefen misslyckas vara ledare.

Ett annat enormt läckage är alla arbetsprocesser i verksamheterna. Det är få som känner till begrepp som simbanor och businessrelaterade processer eller BPM – Business Process Management. 2008 blev jag certifierad verksamhetsanalytiker, och har sedan dess hjälpt många framgångsrika företag och verksamheter att förändra sina processer. BPM gör att du kan följa en aktivitet i realtid och därmed se vem som gör vad, vad som gjorts kring den och låta systemen ge dig trender där denna, till synes obetydliga aktivitet, faktiskt kan stjälpa hela skutan. Jag har sett stora företag nästintill gå under för att de inte observerat detta i tid. När ledningsgruppen väl ser, tar det tid att vända ”fartyget” som seglar i fullt gemak mot reven. Ofta vänder de atlantångaren i sista sekund innan den blir till spinnved och vrak.

En annan faktor är stressen i verksamheten som stegras likt en tsunami. Dagens största stress­moment heter e-post, sociala medier och telefonsamtal.

Har du en medarbetare med många e-post i inkorgen, förlorar verksamheten dagligen mängder med tid och kostnader. Du vet kanske inte men forskningen har kommit fram till att varje gång du öppnar ett mail, förlorar du 1,05 minuter. Har du 30 mail varje dag, har du ett bevisat läckage av 30 minuter – utan att ha gjort ett enda skapandes grand. Låter du dessutom e-posten ligga kvar är sannolikheten stor att du öppnar och stänger samma mail flera gånger. Ännu mer läckage. Och sedan säger folk att de har ont om tid! Jo, tack, så är det.

När svenska folket sitter och gör meningslösa saker på datorn, har de faktiskt ont om tid. Det finns de som jobbar i sin inkorg i e-posten hela dagarna, utan att komma någon vart.

Enligt beräkningar vet vi att vi förlorar 20-60% årsinkomst, baserat på meningslöst läckage.

Inom Lean finns verktyg för att se detta. Inom BPM finns tredubbla verktyg. Det du ser inom Lean ser du 3 gånger bättre med BPM, ifall du inte redan visste det. Låt mig ge dig några exempel.

Felarbete och/eller dubbelarbete kostar verksamheten otroligt mycket pengar. Inom Lean kan du – med verktyg – räkna ut detta. Du kan använda KanBan för att se flaskhalsar etc. För att synliggöra krävs resurser, mänskliga sådana, som följer upp och mäter. Inom BPM behöver du endast investera några dagar för genomgång, sedan levererar programmet all statistik automatiskt till dig, utan dyra medarbetares handpåläggningar. Med BPM kan du aldrig dubbelarbeta!

Skulle du ha pedantisk personal som överarbetar – också ett stort läckage – ser du inte detta. Genom Lean och mänskliga insatser, kan du synliggöra. Med BPM behövs inga mänskliga analyser. Du ser direkt vem i verksamheten som:

  1. Förhalar
  2. Lägger ner alltför mycket tid på en aktivitet – ofta helt i onödan

Inget går att dölja med BPM. Alla åtgärder, aktiviteter och bilagor blir 100% synliga.

Samma sak gäller när någon anställd har saker som ligger och väntar. Dels ska de komma ihåg att påminna – vilket slöseri med tid , dels kan det kosta verksamheten oerhörda summor. Jag har ökat intäkterna hos både privata och offentliga verksamheter på ca 3 dagar, genom att synliggöra felaktiga arbetsprocesser som innebär att de läcker som ett såll. Givetvis med hjälp av BPM i vilken Lean ingår.

Att ta hand om sin personal och deras värdefulla idéer är ett måste för verksamheter som vill överleva. Vi lever i en tid när alla måste tänka digital överlevnad. Då räcker det inte med att lära sig använda sociala medier. Snittet idag är att varje anställd lägger halva sin arbetstid ute i etern. Det funkar inte längre. Här krävs automatiseringar och effektivitetsåtgärder samt BPM. De anställdas idéer måste tas om hand på ett specifikt sätt. Om de inte ser vad som händer med kreativiteten, tappar de intresset att hjälpa företaget. Motivationen och engage­manget dalar långsamt för att till slut helt upphöra. I en sådan värld vill ingen arbeta. De anställda blir mer och mer arbetsskygga. Hur ska då verksamheten kunna rekrytera de rätta styrkorna för framtiden?

Dagens Industri skrev i en artikel att 73% av alla anställda svenskar är oengagerade på jobbet. De ”sliter” för att ödsla tid (=pengar) strax före lunchen, i stället för att göra något vettigt. Enligt senaste Gallup-undersökningarna sjunker engagemanget hos de anställda stadigt och produktionsbortfallet är enormt. Det är detta som är framtidens framgång och överlevnad.

Hur ska du fixa detta?

Reflekterande hälsningar
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

Share →
0 comments
Visit Us On FacebookVisit Us On LinkedinVisit Us On YoutubeVisit Us On PinterestVisit Us On Google PlusCheck Our Feed