Currently viewing the category: "Uncategorized"

Effektivitet – tydlighet

När jag var uppe i Stockholm på en konferens för ett antal år sedan, avseende arbetsprocessoptimering hos en av mina favoritleverantörer, fick vi en present med oss hem. Det var en stor låda med godsaker. I lådan fanns en burk. ”Surströmming” stod det på burken. Men det visste jag inte eftersom jag inte hade packat upp min present.

SurströmmingEftersom jag skulle flyga hem, bestämde jag mig för att ta lådan som handbagage. Jag berättade för tullarna på Bromma om att jag fått den i present.

Givetvis gick den inte igenom utan fastnade på bandet. Jag hade inte öppnat lådan och visste därför inte att den dels innehöll en burk starköl samt denna burk med rubriken ”Surströmming”. Själv dricker jag inte starköl, så den tyckte jag att tullarna kunde få.

– Nej, sa de, vi får inte ta emot något utan måste kasta det direkt.

Värre var det med surströmmingsburken.

– Vet du om att du kan bli åtalad för detta? frågade de.

Det visste jag givetvis inte.

– Tänk om den sprängs när planet är uppe i luften! Du får inte ta med den varken i resväskan eller som handbagage. Det förstår du väl? fortsatte de. Det hade kostat dig 20.000 kronor i böter, till att börja med.

Vad skulle jag med öl och surströmming till? Jag gillar varken det ena eller det andra. Så, återigen, bad jag dem bortse från min fadäs och ta hand om surströmmingen. Resten fick jag ta med mig upp i planet.

Det började nu bli pinsamt i den långa kö som bildats. Flera passagerare blängde på mig som den idiot de tyckte jag var (och förmodligen med all rätt). Jag skruvade på mig av olust. Tullarna var gulliga och tog hand om förnödenheterna för att kasta dem. De önskade mig lycka till på resan och släppte igenom mig.

Där hade historien kunnat sluta. Men …!

Väl hemma igen, ringde jag min leverantör och berättade om intermezzot. Hon skrattade så hon kiknade. Efter ett antal minuter när det var totalt omöjligt att tala med henne, fick jag förklaringen. Burken hade de låtit tillverka. Den innehöll INTE surströmming, vilket vi alla hade kunnat konstatera om vi läst på den ditklistrade lappen. Där stod nämligen en varuförteckning. Burken var fylld med 1 kg blandgodis.

Vad kan vi lära av den här historien?

Jo, att tydlighet är viktig. Både i kommunikationen såväl som i effektiviteten. Du kan med andra ord, aldrig bli övertydlig. Vi missuppfattas hela tiden – och med all rätt. Så träna dig på att uttrycka vad du menar, hur du menar och vad du egentligen vill – i din kommunikation och effektiviteten ökar.

Lycka till med att minska ”surströmmingseffekten” som jag numera kallar denna typ av förvirring!
Monica

 

 

De 10 viktigaste tipsen för en effektiv e-posthantering

E-postHär får du de 10 viktigaste tipsen:

  1. Läs INTE mail!
    E-post är något du ska arbeta med – inte läsa. Om du läser posten, blir den oftast liggande kvar i lådan, när du är klar med läsningen.
  2. Navigera på din e-post!
    Det innebär att du, samtidigt som du arbetar med mailet, beslutar VAD du ska göra med det.
    Du har 3 val när du navigerar:

    1. Kasta
    2. Spara
    3. Åtgärda
  3. Planera för NÄR du ska åtgärda mailet!
    Åtgärda innebär att du, om du inte kan avsluta nu, planerar för NÄR du ska åtgärda.
    Detta i sig innebär att du ska FLYTTA mailet till din elektroniska kalender.
  4. Mailboxen ska vara TOM när du är klar!
    Med tom mailbox menar jag att du endast har maximalt antal mail som ryms i EN bildskärm – inget scrollande.
  5. Navigera maximalt 1-3 gånger per dag!
    Det är inte i mailboxen du ska arbeta, såvida du inte jobbar ”på posten”, ha ha.
    Mailboxen ska vittjas. Det innebär att du, så snart du är klar, återgår till dagens övriga uppgifter.
  6. Skicka ETT mail per ärende!
    OBS! Du ska skicka ett mail per ärende. Annars har mottagaren ingen möjlighet att flytta mailet till kalendern som en aktivitet.
  7. Skriv i ärende-/ämnesraden VAD du förväntar dig att mottagaren ska göra!
    Om du vill att de ska åtgärda, skriv det. Ska de endast läsa, skriv att det är för information. Är det en enkel fråga, skriv ordet ”fråga” på raden.
  8. Var sparsam med kopior!
    Skicka inte kopior till många och definitivt INTE dolda kopior. Det är att slösa med andra människors tid.
  9. Kopiemottagare ska ALDRIG åtgärda!
    Tänk på att om du står som kopiemottagare, är det ingen som ber dig åtgärda. En åtgärd är riktad till EN enda person, aldrig två eller flera.
  10. Bygg ett arkiv per år för din e-post!
    Genom att ha ett arkiv per år för din e-post och med effektiv struktur, kan du enkelt gå tillbaka många år och ändå hitta det du söker.
    Genom att välja ett arkiv per år, arbetar du säkert. En alltför stor mailbox kan nämligen spricka och du kommer senare inte åt något mail.
    Arbeta säkert och gör livet enkelt!

Lycka till med din e-post-effektivitet!
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

Visit Us On FacebookVisit Us On LinkedinVisit Us On YoutubeVisit Us On PinterestVisit Us On Google PlusCheck Our Feed