Currently viewing the category: "Utbildning"

Skapa mall i Excel för att ha total överblick

Jag har sedan början av 2000-talet som certifierad verksamhetskonsult hjälpt många verksamheter automatisera och förbättra sina processer. En del mindre företag har inte råd och ork att skaffa BPMS (business process management systems) vilket annars innebär att alla aktiviteter som anställda gör, blir transparenta och syns i flödet. En del väljer att skapa enklare Excel-mallar för att snabbt skapa exempelvis en offert eller räkna på ett uppdrag, följa upp sina uppdrag/tjänster osv.

I förra veckan var jag ute hos en av mina kunder och skapade en sådan Excel-mall. Det är alltid roligt att sätta sig in i själva arbetsprocessen, deras mål och arbetsflöden. En stor utmaning att lösa och förbättra såväl som effektivisera med hjälp av en mall. Den sparar tid och kraft åt de som använder den.

Genvägar till mallar i ExcelSjälv har jag alltid några användbara mallar som jag ständigt följer upp. De ligger som genvägar på mitt datorskrivbord och jag kan lätt analysera värdena genom snabb tillgång till dessa mallar.

Här finns en mall för alla mina blogginlägg och inlägg i sociala medier. Den underlättar för mig när jag ska skriva blogginlägg eftersom jag redan förberett för alla de rubriker som kan vara intressanta under året.

Statistik i ExcelJag har självfallet en statistikmall i vilken jag följer upp all försäljning, både uppdrag och onlinekurser. Med denna mall ser jag på någon sekund hur mycket som återstår i försäljning under året, för att jag ska nå mitt säljmål. Jag ser hur många offerter jag får in i både pengar och procent.

Det triggar onekligen igång mig när jag ser att mina kunder köper och jag får ägna mig åt min största mission – att få andra att växa.

Min mall för böcker håller reda på varje bok och hur mycket respektive bok genererar i vinst eller – om jag investerat hela beloppet själv – hur mycket jag behöver sälja för att nå ”break even”. Jag ser snittpriset på intäkt per bok.

ProjektmallI Projektmallen som är en sammanställning över samtliga mina böcker och onlinekurser framgår tydligt vilka projekt som är igång, se bild.

Detta gäller både onlinekurser och böcker.

Här ser jag med grönt alla projekt som är klara och med gult de som pågår. Självfallet länkar jag sedan in planerna för respektive projekt i denna sammanställning vilket innebär att jag med ett klick får upp projektplanen för respektive projekt.

Jag rekommenderar dig verkligen att skapa Excel-mallar och lägga genvägarna på skrivbordet. På så sätt tar det dig endast några sekunder om dagen att hålla dig uppdaterad.

Lycka till!
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

 

Du hänger väl med på onlinekursen Planera ditt skrivande?

Du hänger väl med …?

På onlinekursen som startar 28 majPlanera ditt skrivande.

Du får mallar, redigeringsschema, gratisprogram, instruktioner för hur du planerar ditt skrivande så att du verkligen når målet, samt tips på hur du marknadsför det du skrivit.

Här är länken till bokningen (fantastiskt pris för 20 veckor och allt innehåll – endast 1.995 kr). Titta nedan så ser du allt som ingår.

Anmäl dig här, betala handpenningen, sedan faktureras resterande belopp.

Onlinekursen Planera ditt skrivande – upplägg

  • Träffar / Webinar – Max en (1) timme per vecka
  • Råmanus-skrivande och redigering – Max två (2) gånger 1 tim per vecka Gratis Redigeringsschema
  • Handbok i textproduktion – Layout, design och formgivning: Bokning FÖRE den 7 maj, ingår den kostnadsfritt i kursen. Värdet är 300 kronor
  • Vecka 1 – OneNote för research + upplägg marknadsföring
  • Vecka 2 – Struktur för textproduktion
  • Vecka 3 – Projektplan och upplägg i digital kalender
  • Vecka 4 – Underlag för marknadsföring + budget
  • Vecka 5 – Uppstart av marknadsföring
  • Vecka 6 – Handlingsplan för hela projektet
  • Vecka 7 – Storyboard och visualiseringstavla
  • Vecka 8 – Mindmap för ditt skrivande och berättelsen
  • Vecka 9 – Synopsis
  • Vecka 10 – Karaktärsanalys
  • Vecka 11-14 – Råmanus och dokumentdisposition
  • Vecka 15 – Tidslinjer
  • Vecka 16 – Redigering utifrån redigeringsschema och Story Grid mm
  • Vecka 17 – Testläsning
  • Vecka 18 – Pitch för bok/novell med film på YouTube
  • Vecka 19 – Omslag
  • Vecka 20 – Lansering

Varmt välkommen!
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Planera ditt skrivande – gratis webinar presenterar upplägget

Planera ditt skrivande - gratis webinar

Många vill inte planera. Några vill inte skriva synopsis. Andra frågar och undrar hur de ska kunna skapa resultat och bli klara med sin roman, novell eller fackbok. Oavsett hur du gör, är jag övertygad om att du MÅSTE planera. Exakt hur och vad, avgör du själv. Men om du inte arbetar med din text som ett projekt, kommer du kanske aldrig att kunna publicera den. Att  ha ett mål, främjar dig. En plan stöttar dig.

Under alla mina år som författare och effektivitetskonsult, har jag insett vikten av planering. Den ska vara till för att stödja – inte hindra dig.

Baserat på detta, startar jag vår onlineutbildning ”Planera ditt skrivande”, där jag hjälper dig igång. Steg-för-steg kommer vi tillsammans med planera och skriva. Jag lovar massor med tips. Du får alla möjliga användbara mallar av mig för att sätta igång. Du får tips på gratisprogram, appar mm. Jag leder, du testar och sedan väljer du själv vad du vill använda dig av.

Att skriva tillsammans ger också en dynamik utöver det vanliga. Vi kommer att sporra och trigga varandra. Du kommer att få mängder med inspiration vilket ökar din motivation.

Som extra grädde på moset, lovar jag dessutom följande.

  1. Alla som bokar sig för kursen före den siste april kommer att få min nya ”Handbok för textproduktion – layout, design och formgivning” på köpet.
  2. Alla som vill får delta i en tävling med en novell. Blir den antagen av en utvald jury, kommer vi att publicera en antologi till hösten.

Anmäl dig till mitt webinar, som är helt gratis, och som jag kör den 25 april kl 18.00. Då berättar jag mer om detta spännande projekt och onlinekursen.

Här är länken till webinariet.

Välkommen!

Monica

Enneagram – ett av alla de 30 test som ingår i nya onlinekursen ”Personlig Utveckling”

I vår nya onlinekurs ”Personlig utveckling med personlighetstester” finns mer än 30 olika tester som utvecklar dig eller – om du är skribent/författare – dina karaktärer. Vi har skapat många spännande tester och även valt en del gratistester från nätet.

Har du klart för dig vilka dina egenskaper och förmågor är? Vilka drivkrafter har du? Finns det baksidor på dem som retar din omgivning? Hur ser ditt konfliktmönster ut?

Målet med kursen är att:

  • Ta reda på mer om dig själv (och/eller dina karaktärer) – utvecklas
  • Få tillgång till många olika gratis tester som hjälper dig utveckla dig själv (och/eller dina karaktärer)
  • Lära dig tolka testerna och satsa på att förändra
  • Utöka din förmåga till samarbeten med andra i grupp

Vi bjuder på enorma utvecklingsmöjligheter. Eller vad sägs om exempelvis:

  • Psykogeometri
  • Visuell, auditiv eller kinestetisk person (VAK)
  • Guldfisk eller sardin
  • Konfliktmönster, RAT, Styrkor och svagheter (drivkrafter)
  • Olikheter i beteenden – Disc
  • Mayer Briggs (enkel test) – MBTI
  • Enneagram
  • Egenskaper och personlighetsdrag samt förmågor – Big Five och Ocean
  • Rädslor och flexibilitet
  • Effektivitet- och läckage-analyser
  • Johari och självbilder
  • Samarbeten, förtroenden och Försvarsmekanismer
  • Kroppsspråk och budskap
  • Värdegrund och omställningsförmåga
  • Storytelling och egen USP
  • Varför kan inte alla bli en ledare?
  • Stress-analys

Enneagram är ett av de tester som skådespelare/aktörer använder sig av för att förbereda en roll och som skribenter/författare nyttjar för att utveckla sin karaktär.

Här kan du se en youtube-film som berättar lite mer.

Vill du utvecklas och få en kurs som är unik? Det finns ingen liknande i världen. Och priset är extra förmånligt. Endast 2.500 SEK inkl moms för kursen och vill du ha live-utbildning (webinar) också, tillkommer ytterligare 2.000 SEK inkl moms. Här kan du boka dig för kursen ”Personlig Utveckling”.

En test brukar kosta omkring tusenlappen. I den här kursen får du mer än 30 tester. Normalt borde kursen därför kosta ca 30.000 SEK, men detta blir min gåva till mänskligheten innan jag börjar trappa ner för att bli ”tidsmiljonär”, vilket kommer att ske med start till sommaren.

Utvecklande hälsningar
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

Jag önskar dig en riktigt Glad Påsk

Glad Påsk 3

Vill passa på att önska dig en riktigt härlig påskhelg med dessa erbjudanden.

  • Kursen Planera ditt skrivande startar april/maj. För att presentera den, bjuder jag på ett gratis webinar den 25 april kl 18.00.
    Boka dig här för gratiswebinariet!
  • För alla som bokar sig för kursen Planera ditt skrivande före den 30 april, har jag en överraskning. Du får då min nytryckta bok ”Handbok för textproduktion” – helt gratis (värde ca 300 kr)
    Boka kursen direkt här!
  • I kursen kommer du även att få möjlighet att skapa en novell. Ett antal utvalda noveller blir sedan en bok till hösten.

Glad Påsk-ägg

Glad Påsk
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Vårens hetaste idé – Ge ut en bok

Nu kan jag inte bärga mig längre. Jag kör igång den nya utbildningen ”Planera ditt skrivande” i slutet av april. Vill du hänga med? Jag lovar att vi tillsammans planerar en produktion. Tanken är att vi gemensamt gör planeringen, skriver en novell och bearbetar den. Du tävlar – om du vill – med novellen. Vinnarna hamnar i en bok som handlar om ”Våga skriva”. Att övervinna rädsla är en stor del av skrivandet, att tro på sig själv. Mer om tävlingen när du bokat kursen.

Själv har jag skrivit mer än 60 fackböcker sedan slutet av 80-talet. Samtliga finns registrerade hos Svenska Läromedelsförfattarnas Förening. I fjol gav jag ut min första barnbok och under året kommer första delen i min roman-trilogi. Att lyckas handlar om att skapa förutsättningar för framgång. Lycka skapar framgång (inte alltid omvänt). Vill du hänga med och bli framgångsrik?

Planera ditt skrivande

Planera ditt skrivande – Nyhet!

Planera ditt skrivande - författarlogo

Detta är kursen för dig som verkligen vill nå ut med ditt skrivande. Säkerställ att du kommer att lyckas med din utgivning genom att gå kursen. Du får lära dig skriva på ett effektivt sätt, lära hur du planerar för ditt skrivande genom att skapa planer, mindmaps, dispositioner och hur du enkelt gör underlag för ditt skrivande – oavsett vad du ska skriva för typ av litteratur. Här får du tillgång till mallar, ökad kommunikation, planer och tankekartor, lära dig jobba med dispositioner, exportera din text, skapa rubriker som slår, hantera bilder, lägga researchen i OneNote, skapa synopsis, pitch, lean canvas (för marknadsföringen), tips för omslag och karaktärsanalyser och tips för dig som eventuellt vill använda Scrivener. Kursen är på 10 veckor. Priset för kursen är 1.995 SEK inkl moms. Här kan du boka dig för kursen ”Planera ditt skrivande”.

Lyssna gärna på min inspelning av ett gratis webinar som jag hade i samband med pilotkursen. Här är inspelningen till webinariet.

Ge ut en novell

Varmt välkommen till en givande vår!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Många vill ha distanskurser enligt nya undersökningar

Flera olika kursleverantörer har undersökt vad kunderna vill ha. De flesta svarar att de skulle ha gått fler kurser om de hade haft möjlighet att gå på distans. Snittet ligger på ca 70% av de svarande som vill gå distansutbildningar.

Vi som tillhandahåller onlinekurser kan se en svag ökning i år. Själv erbjuder jag 26 onlinekurser i dagsläget.

En av mina kurser har dessutom önskat sig en kurs som jag inte tillhandahåller – än. Men troligtvis blir det en kurs i detta framåt sommaren. Mer om denna hemlighet avslöjas längre fram i vår.

Några personer vill gå distanskurser men är tveksamma. Kanske beror det på att de inte förstår hur kursen är upplagd eller vad de kan förvänta sig. Därför tänkte jag kort berätta om hur en distanskurs hos mig fungerar.

Låt oss säga att du vill lära dig stänga tankarna som skapar stress i ditt liv. Vår unika kurs (det finns INGEN liknande i västvärlden) heter Nålsögat. Varje deltagare får vid uppstart:

  1. Välkomstbrev med komplett instruktion över hur kursen fungerar
  2. Tillgång till en sluten Facebook-grupp där de kan diskutera med alla andra deltagare som går våra utbildningar
  3. Möjlighet att skicka frågor till mig via e-post och få svar samma dag

Varje deltagare kan också boka privat coachning för en liten extra summa. Då får de komplett återkoppling på alla övningar i kursen. Jag ger dem tips på hur de kan förbättra eller förändra ytterligare, berömmer och inspirerar ännu mer.

Vi använder en plattform som du som deltagare loggar in på med din e-postadress och ett unikt lösenord som du får vid uppstart av kursen. När du kommer in i plattformen ser det exempelvis ut så här:

Nålsögat

Just den här kursen Nålsögat består av 8 avsnitt och i varje avsnitt finns 5-6 övningar. Varje vecka rullas ett nytt avsnitt ut till dig. Du har minst tre månader på dig att gå tillbaka i övningarna och repetera.

Överst har du följande bild:

Onlinekurs

Introduktion
Först har du en Introduktion i vilken jag mer detaljerat berätta om hur kursen går till. Här finns filmer där jag berättar hur du ska tänka, göra och navigera i plattformen.

Kursavsnitt

Sedan ser du själva avsnittet med de övningar som ingår under veckan. Exempelvis så här.

Starta kursenFör att starta kursen, klickar du på knappen STARTA KURSEN i plattformen.

AvsnittetFörsta övningen rullar igång. Den ser exempelvis ut så här.

Överst finns en film. Det kan vara en snutt med mig, en presentation över hur du ska tänka och/eller detaljerad beskrivning över själva övningen.

Flertalet av våra kurser startar med en förstudie, en enkät där du berättar om dina förväntningar på kursen, dina förkunskaper osv. Samtliga kurser avslutas med en Utvärdering, där du dels kan mäta din nyvunna kunskap, dels har möjlighet att ge mig feedback på kursen. På så sätt kan vi alltid förbättra den.

Mark as completeNär du gjort klart en övning, klickar du på knappen:

FortsättPå så sätt kommer plattformen att hålla reda på var i kursen du befinner dig. Därefter kan du gå vidare till nästa övning. Det kan exempelvis stå så här:

Då du i plattformen klickar på videon, får du instruktioner mm av mig via en film som jag har spelat in. Ibland är filmen med mig, ibland är den en PowerPoint-presentation som förklarar hur du ska tänka och göra övningarna. När du väljer kurser där du ska lära dig göra något, visas detta inspelat med detaljerade instruktioner i respektive program. Du kan stoppa filmen, spola tillbaka eller framåt, beroende på önskemål. I texten och under filmen står hur lång tid filmen tar.

LjudDu kan reglera ljudet med ljudknappen under filmen och även ändra inställningar i det lilla hjulet. Vill du ha den i helskärm, klickar du på skärmbildsknappen under filmen.

DownloadsI plattformens övningar kan det även finnas bifogade filer (PDF eller liknande). Det kan vara skriftliga instruktioner för hur du ska göra, mallar som du ska använda eller checklistor. Du kan också få länkar till andra sidor. Exempelvis får du (i den här kursen Nålsögat) med jämna mellanrum tydliga övningsscheman som hjälper dig komma ihåg vilka övningar du ska träna på.

Alla bilagor i plattformen kan du spara och skriva ut.

Här har du länkar till våra kurser:

Du har väl inte missat vår unika onlinekurs i Personlig Utveckling, i vilken du får 33 olika tester som hjälper dig utvecklas och ändra beteenden samt även lär dig hur andra fungerar. Om du är författare, kan du använda dessa tester på dina karaktärer.

Varmt välkommen till våra distanskurser som även säljs av en av Sveriges största utbildningsleverantörer

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

 

 

 

 

 

 

Att läsa, skriva och måla är livet

Bokrecension varje måndag

Du vet att jag läser mycket. Varje måndag har jag en bokrecension som berättar om den bok som jag läst under veckan. Ibland läser jag flera böcker samtidigt; en tryckt bok och en på iPad. Vissa veckor hinner jag läsa mer än en bok. Ofta läser jag även en fackbok samtidigt.

Det har blivit så många recensioner att de snart är värda en egen blogg, tror jag. Vi får se till sommaren om så blir fallet.

Romaner och fackböcker

Dessutom skriver jag. Även här har jag mycket på gång. Just nu skriver jag på tre romaner i en serie. Genren är feelgood med drama. Första romanen om ”Porten till friheten” slutredigeras och skrivs om – än en gång. Och nu har jag en stor idé på roman nr 4 – som ska bli helt självständig.

Romanerna i serien

Jag redigerar en fackbok för alla som skriver. Den heter ”Handbok för textproduktion – Layout, design och formgivning” och har tidigare getts ut i två omgångar samt även kunnat köpas som kurspärm för de som gått onlineutbildningen i Layout exempelvis. Håller även på med att sätta en e-bok ”Tipsen som ger dig ett rikare liv”.

Fackböcker på G

Till sommaren ska jag påbörja en barnbok tillsammans med ett av mina barnbarn.

Eget måleri och onlinekurs i Måleri

Tulpan i triptykFörutom att läsa och skriva, älskar jag att måla. Det har jag gjort hela mitt liv. Och precis som med allt annat, är jag en person vars nyfikenhet är stor. Jag måste helt enkelt lära mig massor om det jag gör. Därför har jag gått mängder med målarkurser. Numera har jag skapat en egen målarkurs, helt digital, som mina deltagare kan köra på nätet. Och vilka recensioner jag har fått. Några skriver att de är överlyckliga att få en kurs till så ringa pris med så enormt mycket kunskap i. Orden värmer.

Själv håller jag på att måla en triptyk (det är en serie på tre målningar), där den första är klar – en tulpan. En solros och en blåklint ska ingå i serien.

Lista på hundratals böcker att gratis ladda ner

Om du följer min blogg och anmäler dig till mitt nyhetsbrev, så lovar jag att du ska få en lista på hundratals böcker som du kan ladda ner – helt gratis.

Anmäl dig till nyhetsbrevet här i rutan vid sidan om så får du listan på böckerna att ladda ner i nästa nyhetsbrev.

Gör som jag – Lev din dröm nu!

Levande hälsningar
Monica

 

 

 

Kreativitet

Många människor kommenterar andras kreativitet i form av kvantitet hellre än HUR de är kreativ (dvs stilen). Kreativitetsforskaren Michael Kirten har gjort en modell för kreativitet där han har satt vad han kallar för ”adaptrar” (de som förbättrar befintliga saker) på ena sidan och ”innovatörer” (som kan uppfattas som störande för vissa människor, och som går djupare i förändringen) på andra sidan.

ENFJ ProtagonistEn person som enligt Myers Briggs-teorin (MBTI) är en protagonist, dvs en ENFJ-person (som jag är), och som ingår i gruppen Diplomater, ingår definitivt i gruppen ”innovatörer”, nästintill som revolutionerande.

Vid en MBTI-test får du veta vilken grupp du tillhör. Här ser du vilka som finns:

MBTI

Utmaningarna för en ENFJ-person som skriver är just redigeringen

  • Protagonister betraktar sig ibland mer som praktiska än kreativa.(Så är dock inte fallet med mig. Jag är övertygad om min kreativitet.)
  • Protagonister föredrar kreativa & konstnärliga jobb.
  • Om du blir ombedd att välja, är det mycket sannolikt att du, som ENFJ, väljer att skriva hellre än att redigera. För oss som ENFJ är redigering per definition en anpassningsövning, dvs en raffinering av något som redan har skapats. Ibland är ”tillräckligt bra”, tillräckligt bra. Så är det inte för mig, tyvärr. Jag vill gärna att allt ska vara perfekt och det tar tid.

Möjligheterna

Innovativa protagonister (ENFJ), kan ibland upptäcka att revolutionerande idéer aldrig beaktats. Detta kan göra dem till utpräglade ”idékläckare” under förutsättning att de är balanserade och har praktiska mål i åtanke.

Här är några tips för dig, som är protagonist (ENFJ) och ska balansera innovativa idéer:

  1. Samarbeta med någon som har praktisk läggning och kan balansera dina mer okonventionella idéer.
    Det innebär att du väljer någon i din omgivning som kan ”sälja in” idén till övriga.
  2. Kom ihåg att du, som personlighet, nästan per definition, är kontraproduktiv. Konventionella idéer är inte intressanta för dig, men de har förmodligen blivit detta av en anledning. Användbarhet och lämplighet tenderar att slå de stimulerande idéerna i många situationer.
  3. Å andra sidan blir det ingen framgång utan någon som ”trycker på knappen” eller går ”utanför ramen”. Så tryck på – men behåll effektiviteten som mål.

Identifierar du dig som en innovativ tänkare?

Vilken är den mest kreativa sak du någonsin gjort?

Hur blev den mottagen?

Jag har skapat mycket som ibland inte alls fått det mottagande jag hade önskat. Brukar säga att jag därmed är ”för tidigt ute”. Omgivningen har inte fattat detta – än. Och så är det. Alltför många gånger har jag hört ”det går inte”, ”det skulle aldrig funka”. Sedan har jag ändå genomfört projektet och alla har blivit varse att det gick.

En av mina stora framgångar var när jag jobbade inom ett världsledande IT-bolag. Vi skapade programvaror. Ca 60 programmerare jobbade med detta varje dag. För alla kunderna tillverkades en månadstidning där vi berättade om vad som förändrats och vad som var nytt. Denna tog lång tid att göra. Alla programmerare och systemerare var inblandade i uppgiften. Tidningen blev ofta 60 sidor lång och skulle därmed redigeras i ett antal omgångar innan den skickades till kunderna. När jag blivit anställd såg jag direkt effektivitetsmöjligheterna här. Jag programmerade upp vårt Lotus Notes-system som därmed själv hämtade in alla förändringar och nya funktioner och samlade detta i en färdig rapport. Vi sparade mängder med tid och pengar på projektet. Nu behövde 60 personer endast skriva en gång VAD de hade gjort, resten automatiserades. Ett enkelt projekt som inte kostade så mycket och som sedan sparade dagar.

Vill du också lära dig mer om dig själv och få veta hur du kan utvecklas?

Om du inte vet vilken personlighetstyp du är, kan du gå vår nya onlinekurs på 10 veckor där du får 5 övningar var fjortonde dag.

Gå in och boka dig på kursen i Personlig utveckling med personlighetstester. Du hittar länken här.

Välkommen och lycka till med din kreativitet!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

Lean och BPM tar hand om röda pengar

Kan du se och vet vilka utgifter som är ”rödmarkerade”? Sådana som företaget och vi själva ibland missar.

Jag har under mina 30 år som effektivitetskonsult ofta stött på ett enormt slöseri i verksamheterna. Ett exempel var när jag för ca 15 år sedan själv jobbade i ett stort utbildningsföretag och fick ledningsgruppen till att inse hur mycket onödiga pengar som rann genom verksamheten. Då hade jag en dator som inte fungerade tillfredsställande. Om och om igen, bad jag att få en ny, kvalitativ dator som fungerade. På den tiden blev det konflikt i datorerna mellan Microsoft- och Adobe-programmen. Det blir det kanske ibland även idag. Jag hade ungefär 17 olika program igång samtidigt, konstant. Datorn la dagligen av. En dag blev min frustration för hög. För att tydliggöra eländet, gick jag upp till ledningen och sa (med ett leende) att varje gång min dator stoppade, skulle jag göra två saker.

  1. Skriva upp den förlorade arbetstiden
  2. GaffelSticka en gaffel i skrivbordet

Ledningen kunde själv räkna ut att det då var en tidsfråga. Antingen skulle jag bevisa att stora delar av min arbetstid var totalt meningslös och kostade verksamheten en förmögenhet. Som konsult på den tiden, hade jag hög lön. Eller så skulle mitt skrivbord till slut bli pinnved, vilket skulle vara pinsamt för alla inblandade.

På den tiden talades det inte så mycket om Lean och kvalitetsbristpengar. Det gjorde det däremot året därpå då vi hade som uppdrag att ISO-kvalitetssäkra många av våra kunder.

KvalitetsbristpengarOm ditt företag lider av bristfälliga datorer eller datorkunskap för medarbetarna, och/eller trög effektivitet, förlorar du mycket pengar. Tänk dig att en medarbetare idag enkelt kan frigöra 6 timmar till mer värdefulla uppgifter än tidsläckage och dubbelarbete. Det skulle innebära följande intäkter. En medarbetare med en snittlön på 20.000 kronor per månad kostar verksamheten 39.000 kronor per år ifall de inte är effektiva, har dålig koll på hur de ska utnyttja sina programvaror eller datorer som inte fungerar. Detta är utan sociala avgifter. Lägg till minst 30% i sociala avgifter, dvs 11.700 kronor till = 50.700 kronor. Du får några nya datorer eller utbildningar för 50.000, eller hur?

Skulle det finnas mer än en medarbetare, kanske rentav 10 st, då har verksamheten en förlust – som du syns – på ca 500.000 kronor. För den lilla summan kan de lugnt köpa in en sådan som jag under mer än ett helt år och göra om sin verksamhet till en blomstrande dito.

Som du förstår är denna summa i verkligheten ännu större.

Jag har under åren besökt många privata företag och officiella verksamheter och skapat strukturer som sparat dem tusentals kronor i månaden. Det är inte ovanligt att det finns exempelvis mappar i datorsystemen som bara ligger och skräpar. Ingen vet vad där finns, ingen tar ansvar för detta. Troligtvis behövs inte det som ligger där men det gör stor skada. Det är som barrikader som byggs upp och försvårar för de anställda att hitta det som de verkligen behöver.

Mitt råd är därför:
Sluta mäta intäkter och vanliga utgifter! Att följa upp en budget är viktigt men totalt meningslöst om du inte tar med kvalitetsbristpengarna.

Eftersom jag även är av Försvarshögskolan certifierad handledare i ledarskapsutbildningar, kan jag berätta hårresande historier om vad som händer i en verksamhet när chefen misslyckas vara ledare.

Ett annat enormt läckage är alla arbetsprocesser i verksamheterna. Det är få som känner till begrepp som simbanor och businessrelaterade processer eller BPM – Business Process Management. 2008 blev jag certifierad verksamhetsanalytiker, och har sedan dess hjälpt många framgångsrika företag och verksamheter att förändra sina processer. BPM gör att du kan följa en aktivitet i realtid och därmed se vem som gör vad, vad som gjorts kring den och låta systemen ge dig trender där denna, till synes obetydliga aktivitet, faktiskt kan stjälpa hela skutan. Jag har sett stora företag nästintill gå under för att de inte observerat detta i tid. När ledningsgruppen väl ser, tar det tid att vända ”fartyget” som seglar i fullt gemak mot reven. Ofta vänder de atlantångaren i sista sekund innan den blir till spinnved och vrak.

En annan faktor är stressen i verksamheten som stegras likt en tsunami. Dagens största stress­moment heter e-post, sociala medier och telefonsamtal.

Har du en medarbetare med många e-post i inkorgen, förlorar verksamheten dagligen mängder med tid och kostnader. Du vet kanske inte men forskningen har kommit fram till att varje gång du öppnar ett mail, förlorar du 1,05 minuter. Har du 30 mail varje dag, har du ett bevisat läckage av 30 minuter – utan att ha gjort ett enda skapandes grand. Låter du dessutom e-posten ligga kvar är sannolikheten stor att du öppnar och stänger samma mail flera gånger. Ännu mer läckage. Och sedan säger folk att de har ont om tid! Jo, tack, så är det.

När svenska folket sitter och gör meningslösa saker på datorn, har de faktiskt ont om tid. Det finns de som jobbar i sin inkorg i e-posten hela dagarna, utan att komma någon vart.

Enligt beräkningar vet vi att vi förlorar 20-60% årsinkomst, baserat på meningslöst läckage.

Inom Lean finns verktyg för att se detta. Inom BPM finns tredubbla verktyg. Det du ser inom Lean ser du 3 gånger bättre med BPM, ifall du inte redan visste det. Låt mig ge dig några exempel.

Felarbete och/eller dubbelarbete kostar verksamheten otroligt mycket pengar. Inom Lean kan du – med verktyg – räkna ut detta. Du kan använda KanBan för att se flaskhalsar etc. För att synliggöra krävs resurser, mänskliga sådana, som följer upp och mäter. Inom BPM behöver du endast investera några dagar för genomgång, sedan levererar programmet all statistik automatiskt till dig, utan dyra medarbetares handpåläggningar. Med BPM kan du aldrig dubbelarbeta!

Skulle du ha pedantisk personal som överarbetar – också ett stort läckage – ser du inte detta. Genom Lean och mänskliga insatser, kan du synliggöra. Med BPM behövs inga mänskliga analyser. Du ser direkt vem i verksamheten som:

  1. Förhalar
  2. Lägger ner alltför mycket tid på en aktivitet – ofta helt i onödan

Inget går att dölja med BPM. Alla åtgärder, aktiviteter och bilagor blir 100% synliga.

Samma sak gäller när någon anställd har saker som ligger och väntar. Dels ska de komma ihåg att påminna – vilket slöseri med tid , dels kan det kosta verksamheten oerhörda summor. Jag har ökat intäkterna hos både privata och offentliga verksamheter på ca 3 dagar, genom att synliggöra felaktiga arbetsprocesser som innebär att de läcker som ett såll. Givetvis med hjälp av BPM i vilken Lean ingår.

Att ta hand om sin personal och deras värdefulla idéer är ett måste för verksamheter som vill överleva. Vi lever i en tid när alla måste tänka digital överlevnad. Då räcker det inte med att lära sig använda sociala medier. Snittet idag är att varje anställd lägger halva sin arbetstid ute i etern. Det funkar inte längre. Här krävs automatiseringar och effektivitetsåtgärder samt BPM. De anställdas idéer måste tas om hand på ett specifikt sätt. Om de inte ser vad som händer med kreativiteten, tappar de intresset att hjälpa företaget. Motivationen och engage­manget dalar långsamt för att till slut helt upphöra. I en sådan värld vill ingen arbeta. De anställda blir mer och mer arbetsskygga. Hur ska då verksamheten kunna rekrytera de rätta styrkorna för framtiden?

Dagens Industri skrev i en artikel att 73% av alla anställda svenskar är oengagerade på jobbet. De ”sliter” för att ödsla tid (=pengar) strax före lunchen, i stället för att göra något vettigt. Enligt senaste Gallup-undersökningarna sjunker engagemanget hos de anställda stadigt och produktionsbortfallet är enormt. Det är detta som är framtidens framgång och överlevnad.

Hur ska du fixa detta?

Reflekterande hälsningar
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

Visit Us On FacebookVisit Us On LinkedinVisit Us On YoutubeVisit Us On PinterestVisit Us On Google PlusCheck Our Feed