Currently viewing the category: "Verksamhetsutveckling"

Fem (5) steg till en egen blogg

Här får du mina fem steg till en egen professionell blogg.

  1. DomännamnVälj domännamn

    Lämpligt är att – som författare – ha ditt eget namn som domän.
    Jämför med min bloggsida, dvs www.monicaiveskold.se
    Du kan ha flera sidor med samma namn. Låt bara ändelserna variera, typ *.se, *.com osv. Så här kan det se ut om du söker på ditt namn. Du ser direkt vilka siter som är upptagna och kan även få en prisindikering. Ett webhotell kan även hjälpa dig ansöka om domänen (se punkt 2 nedan). På bilden nedan ser du att min com-sajt är upptagen. För att testa, klicka på den här länken.

  2. Hyr in dig på ett webhotell

    Vill du ha tips på säkra hotell och kanske få lite rabatt, så hör av dig till mig.
    Det är viktigt att du kan lita på ditt webhotell. 2008 fick jag en kalldusch, en upplevelse som jag sent ska glömma. Det var ett webhotell som via kriminella kontakter gick bakvägen och spionerade på en av mina närmaste kollegor. Trots polisanmälan blev det aldrig någon utredning. Det visade sig att det är många liknande historier. Därför är jag extremt noga med vem jag väljer och hur de hanterar mina sidor. Min rekommendation är att du bör göra detsamma.

  3. Välj rätt plattform och tema

    Det är viktigt att den plattform du väljer fungerar på alla ställen och är lättarbetad. Om du har en websida ska den kunna läsas lika bra på en dator som på en iPad eller mobil. Jag har, på mina onlinekurser ”Skapa en professionell websida” gjort valet att utbilda deltagarna i två olika plattformar; WordPress och Wix. Många gånger är det temat som avgör om den går att läsa på olika bärare (dator / iPad / mobil). Välj därför ett responsivt tema.
    Det finns både betalda teman och fria. Initialt kan du testa ett fritt tema.

  4. Skriv dina sidor och de inlägg som du vill ha

    Sidorna är ofta statiska, dvs du ändrar dem inte dagligen. Däremot bör dina blogginlägg komma utifrån en schemalagd plan. Du väljer hur ofta du vill blogga. Viktigt är att du är konsekvent. Skapa en rutin för ditt bloggande. Jag rekommenderar dig också att skapa Nyhetsbrev och att fånga in dina läsare via websidan med hjälp av ett formulär. Läs mer om detta i kommande blogginlägg. Troligtvis behöver du även skapa en Sidobar i vilken du kan lägga länkar till sociala medier.Några viktiga sidor som du bör skapa:

    1. Startsida (här kan du även lägga din blogg)
    2. Om (där du skriver om dig själv)
    3. Böcker (där du beskriver dina böcker)
    4. Kontakt (där du skapar ett formulär så att andra kan nå dig och kopplar detta till din e-post)
    5. Evenemang (om du exempelvis föreläser)
    6. Referenser (om du vill lägga ut bokrecensioner etc)
  5. Anpassa din sida med plug-ins

    Du behöver ha plug-ins för säkerheten (så att du inte får in hackers på din sida), för backup, för schemaläggning, för sökmotorer (SEO), för att kunna lägga in videos, optin (dvs formulär för att prenumerera eller ansluta till ditt nyhetsbrev), Google Analytics (så att du kan analysera besökarna på din sida) osv.

Vill du skapa en professionell sida på fem veckor? Anmäl dig till min onlinekurs genom att klicka på länken här. Du har tillgång till kursen i 3 månader men får övningar under fem veckor.

Varmt välkommen!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

Gör din marknadsföring kontextbaserad

Marknadsföring

Enligt en stor undersökning som Adobe har gjort, framkommer följande.

”Marknadsföring i realtid är kampanjernas framtid. Men för att kunna skapa relevant och aktuellt innehåll behöver du stor kunskap om dina kunder.”

Detta är vad du behöver göra:

  • Förstå hur kunderna interagerar med ditt varumärke
  • Översätta data till en tydlig kundbild
  • Övergå från kampanjbaserad marknadsföring till kontextbaserad marknadsföring

Ta reda på följande om dina kunder:

  1. Hur ser dina kunder/följare ut?
  2. Vad vill de?
  3. Var är de (i sociala medier)?

Ett verktyg är CRM – Customer Relationship Management. Om du har ett dito, kan du göra mätningarna direkt i verktyget. Det spar mycket tid och pengar. Dessutom kan du förbereda dig för varje liten del av kundernas behov.

Succé består inte enbart av att skapa smart innehåll på din blogg eller i sociala medier. Det handlar om att tänka om för att få den fulländade marknadsföringen. Planera din marknadsföring och ta med eventuella förändringar i form av olika scenarier.

Skapa dina inlägg för en längre tid och tänk till ordentligt så att dina följare/läsare får upplevelsen av att de tar del av viktig information.

Mitt tips:

  • Mitt mest relevanta tips till dig är att skapa en Aktivitetsplan för sociala medier, bloggar och nyhetsbrev
  • Jämför med min bild nedan
  • Ta dig tid att planera in
  • Tänk igenom VAD du vill säga, VARFÖR och HUR
  • Vilka dagar ska du göra inlägg?
    • Jag har valt att göra ett inlägg VARJE dag i Facebook och på LinkedIn. Sedan gör jag inlägg i omgångar (serier) på samtliga mina FB-sidor och i de grupper som jag administrerar där. Jag lägger ut alla blogginlägg på Pinterest och Google+. En gång i kvartalet gör jag filmer som jag lägger ut på YouTube och som jag sedan länkar till övriga sociala medier eller till bloggen. Ett par gånger per vecka gör jag inlägg på Instagram. Dessa inlägg kopieras sedan med automatik till FB.
  • När ska du blogga?
    • Det är viktigt att veta. Själv har jag tre bloggar per vecka (måndag-onsdag-fredag). Varje måndag har jag en bokrecension eller ett lästips. Onsdagar och fredagar bjuder jag på något speciellt. Det kan vara allt från ett häftigt matrecept till effektivitets- eller skrivtips (som det här).
    • Jag bjuder också in gästbloggare med jämna mellanrum. Det höjer värdet för mina följare – att få läsa om andra, kanske likasinnade.
  • När ska du skriva nyhetsbrev?
    • Jag har valt att skriva ett nyhetsbrev per månad. Varje brev bör innehålla något attraktivt för mina kunder och de bör också få information om kommande kurser och böcker från mig.

Aktivitetsplan för bloggar och inlägg

Hur gör du och vad skriver du om?

Lycka till med din kontextbaserade marknadsföring
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Boken ”Mer än bara ord: På tal om framgångsrik kommunikation”

Mer än bara ordNyligen släpptes antologin om kommunikation. Jag är en av författarna i boken. Totalt är vi 28 kvinnor som skriver om våra värdefulla tips för ökad kommunikation i olika sammanhang.

Boken tar upp saker som att snacka snällt med sig själv, Nonviolent Communication, Extended DISC, sociolingvistik, kroppsspråk, i huvudet på en headhunter, att vara ny på jobbet, hur en flygledare tänker, att kommunicera i skrift, att kommunicera med tonårspojkar samt vad vi kan lära oss av naturen om kravlös kommunikation. I mitt avsnitt har jag skrivit om hur lätt det är att missförstå varandra, att kommunikationen inom ett äktenskap kan bli trettioåriga kriget.

Jag berättar lite om hur hjärnan tolkar information och ger min egen ”kommunikationshand” som ett stöd på vägen. Hur stor bör en grupp bör vara för att vara effektiv, tror du? Vad spelar roll i kommunikationen med andra? Jag tar även upp de olika typerna av kommunikation: verbal och skriftlig samt hur de skiljer sig, samt att e-post och sociala medier ofta blir envägskommunikation. Du får en hel del tips av både mig och övriga författare. Bland annat ger jag dig tips på hur NLPs (NeuroLingvistisk Programmering) logiska nivåer kan användas för att förbättra kommunikationen.

Något som jag tycker är extra viktigt är hur vi tar emot och ger feedback. Det tar jag också upp i mitt avsnitt. Dessutom tar jag upp hur personligheten påverkar oss när vi talar med varandra. Våra olikheter kan sätta många käppar i hjulet för framgångsrik kommunikation.

Konflikter baseras ibland på uteblivna förväntningar och ibland på försvarsmekanismer såväl som rädslor.

Missa inte att ta del av denna häftiga bok.

Under början av november kan du köpa boken från mig (begränsat antal) till rabatterat pris. Den kostar 229 kronor + frakt på vissa nätbokhandlare. Du får den för 180 kronor + frakt.

Anmäl ditt intresse för boken här (klicka på länken), så skickas den till dig omkring den 12 november.

Jag har även en onlinekurs som handlar om kommunikation. Den heter ”Bli en bättre kommunikatör – verbal övertygelse”. Vill du veta mer om kursen eller boka den, klicka här.

Välkommen!
Monica

 

Hur du kan skapa webinar och video-kampanjer

Webinar och video

Idag tänkte jag berätta lite om webinar. Under åren har jag hållit mängder med webinar. Det började faktiskt redan på 80-talet då jag tillsammans med Nordiska Ministerrådet skapade videos för tvåhundra personer ute i Stockholms skärgård. De skulle läras sig arbeta med datorer utan att ha någon handledare närvarande. På den tiden fanns inte internet. Och ändå fick vi igång dem. Varenda en lärde sig. Utmaningarna var således ännu större än om jag hade haft tillgång till internet där jag direkt, numera, kan visa hur du ska göra i ett program.

First Class-prgNej, då fick jag tänka ut finurliga saker. Hur lär man en person hantera en datormus? De hade aldrig sett varken datorer eller styrdon. Taxibåtar körde ut med datorerna och tillbehören till dem. Genom skriftliga instruktioner och ritade bilder (typ IKEA-instruktioner) satte de ihop datorerna. Sedan fick de stoppa in en liten diskett i stationen och den fick vi programmera så att den startade sig själv. På den berättade jag om hur de skulle hantera datormusen. Vi hade filmat detta och ritat med hjälp av multimediaprogram. När de väl var igång, fick de inlärningarna inspelade som videos på disketter. Sedan hade de tillgång till konferenssystem via First Class-programmet som även fungerade som ett slags mailprogram. Det används fortfarande på diverse universitet och skolor i Sverige.

Med hjälp av uppringd förbindelse kunde jag kolla trafiken på nätet. Den var ibland hög på nätterna, visade det sig.

Efter att internet hade gjort sitt intåg på marknaden, fick vi så småningom program för webinar och även egna små studioprogram för att kunna redigera filmer. Idag är dessa utvecklade och mycket mer användarvänliga. Själv har jag många olika program som jag använder när jag tillverkar videos. Och jag erbjuder totalt 27 olika onlinekurser idag med hjälp av denna teknik.

Inledande frågor

Om du vill köra webinar eller skapa videos behöver du ställa dig några viktiga inledande frågor:

  1. Ger det värde för dina tittare? Ger du dem kunskap?
  2. Kan du uppmärksamma dem på ett gemensamt problem som du kan lösa åt dem (med hjälp av produkter eller tjänster)?
  3. Vill de titta på dina program eller delta i ditt webinar? Har det någon unik vinkel? Är det engagerande och underhållande? Triggar du deras nyfikenhet och fantasi så att de vill fortsätta?
  4. Är du bekväm och professionell när du spelar in, dvs har du skapat proffsiga PowerPoint-presentationer, gjort tydliga inspelningar, är avslappnad och tillitsfull framför kameran?

Skapa ditt projektmål

Vilket är ditt mål med webinariet eller video-inspelningen? Är det att öka trafiken till din webbsida, att öka din försäljning eller kännedom om ditt varumärke? Du måste vara tydlig med vad du vill. Det är viktigt.

Identifiera din målgrupp – din publik

Är de som deltar i webinariet redan familjära med dina produkter? Har de självmant valt att titta på din video? Du kanske behöver presentera dig själv och ditt företag. Glöm inte att det du gör ska vara underhållande och utbildande.

Att skapa videokurser – onlinekurser

Detta kräver professionalitet. Hur lång ska varje video vara? Hur många ska du ha i en serie? Har du delat upp varje del i teman? Hur ofta ska ett avsnitt släppas? Har du valt plattform om du har tänkt dig en kurs?

Skriva manus

skriva-målaOm du är van att skriva för ögat men inte för örat, behöver du träna på detta. Börja alltid med ett manus.

Nyckeln till framgångsrik onlinekurs, videos eller webinar, är att börja med grunden.

Ställ dig frågorna:

  • Vad är syftet med videon/webinariet?
  • Kommer jag att ge mina lyssnare något gratis som de kan använda sig av?

Träna dig själv framför spegeln eller gå en kurs i framställning eller scenvana. Läs ditt manus högt framför spegeln så ser och hör du. Du blir bekant med ditt sätt att uttrycka dig. Undvik upprepningar och vad vi kallar ”ödemarker” (det är när du säger ”öööööhhh”). Dessa måste klippas bort vid inspelningar.

Gör klart ditt manus i en PowerPoint-presentation med tydlig uppställning, logotype osv. Vet du inte hur du ska ställa upp en presentation, rekommenderar jag min bok ”Handbok för textproduktion” som innehåller tydliga förklaringar för detta.

Använd tidsinspelningen i PowerPoint och testkör. Då ser du längden på ditt föredrag.

Filma/spela in eller köra webinar

Mobilen är en kameraDu kan enkelt själv spela in dina videos. Detta är vad du behöver:

  • En mobiltelefon eller iPad
  • Ett program som spelar in i datorn om du ska visa hur saker fungerar där
  • Ett program för att klippa dina filmer (gratisprogram som iMovie finns)

 

Lycka till!
Monica

 

 

Öka din försäljning – 3 världsledande tips

Jag vet att många tycker att försäljning är både jobbigt och obehagligt. Och givetvis kan jag till viss del hålla med. MEN det beror på hur du ser på yrket försäljning. Många tror och inbillar sig att det är ett yrke tilldelat en viss person, men faktum är att DU och alla andra – oavsett yrke – faktiskt är försäljare. Du säljer in dina idéer till kollegor och kunder, i alla sammanhang. Och gör du inte det, då har du dålig kundservice, vill jag påstå, och är mindre kollegial.

Du säljer också in idéer till din familj, varje dag, år ut och år in. Att säga till ett barn att de inte får slänga skolväskan och kasta skorna huller-om-buller innanför dörren, gör sällan nytta. Hoppas du håller med mig. Redan här måste du sälja in idén att de ska placera sina saker på rätt ställe. Du måste sälja in idén att borsta tänderna till ett litet barn redan från början. Funder över hur du gör det!

Ja det mesta handlar om försäljning. Många gånger tänker vi negativa tankar eftersom vi alla någon gång råkat ut för en enveten försäljare som kränger sina prylar på oss – oavsett om vi behöver dem eller ej. De är en skam för oss alla, men de finns.

Vilka är då tipsen till en lyckad införsäljning? Oavsett om du ska sälja in en idé till ditt barn, din kollega eller en kund. Det handlar om omtanke. Från början till slut.

Tänk på hur ett barn säljer in sina idéer till dig. De idéer som du faktiskt köper. Låt oss ta ett exempel. Du är ute och åker bil. Det är varmt. Barnet där bak säger:

– Jag vill ha glass!

Sedan händer det saker. Antingen blir det ett nej från din sida eller så lyckas barnet få dig att förstå vikten av glass. Kanske får du en hel berättelse om hur viktigt det är att äta glass eftersom det är så varmt i bilen. Eller får du veta att eftersom du är världens bästa mamma/pappa så vet barnet att det får glass för det har varit så tålmodigt hela resan. Eller så kanske det använder någon av dina egna argument och då kan det låta så här:

– Jag vet att det kan vara svårt att stanna här, men om du behöver sträcka på benen eller tanka bilen, så skulle jag uppskatta att få en glass att njuta av för det är både tråkigt och enformigt och dessutom väldigt varmt att åka bil. Tror du att det finns en möjlighet att vi kan stanna till lite längre fram?

Ja, kanske använder inte barnet exakt de orden men innebörden finns där. Och i så fall har de lärt sig av dig. Hur du säljer in dina idéer till barnet.

Summa summarum handlar det om:

  1. Omtanke
  2. Respekt
  3. Hjälpsamhet

FörsäljningDet är de tre viktigaste punkterna i all försäljning. Så om du, precis som jag, kanske är författare och vill sälja en bok till någon, då måste det vara med omtanke, respekt och hjälpsamhet. Inte en egoistisk handling att tjäna pengar.

Och precis så är det i alla sammanhang. Hjälp varandra hjälpa. DET är det som är äkta försäljning, enligt mig.

Leende hälsningar

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Skapa mall i Excel för att ha total överblick

Jag har sedan början av 2000-talet som certifierad verksamhetskonsult hjälpt många verksamheter automatisera och förbättra sina processer. En del mindre företag har inte råd och ork att skaffa BPMS (business process management systems) vilket annars innebär att alla aktiviteter som anställda gör, blir transparenta och syns i flödet. En del väljer att skapa enklare Excel-mallar för att snabbt skapa exempelvis en offert eller räkna på ett uppdrag, följa upp sina uppdrag/tjänster osv.

I förra veckan var jag ute hos en av mina kunder och skapade en sådan Excel-mall. Det är alltid roligt att sätta sig in i själva arbetsprocessen, deras mål och arbetsflöden. En stor utmaning att lösa och förbättra såväl som effektivisera med hjälp av en mall. Den sparar tid och kraft åt de som använder den.

Genvägar till mallar i ExcelSjälv har jag alltid några användbara mallar som jag ständigt följer upp. De ligger som genvägar på mitt datorskrivbord och jag kan lätt analysera värdena genom snabb tillgång till dessa mallar.

Här finns en mall för alla mina blogginlägg och inlägg i sociala medier. Den underlättar för mig när jag ska skriva blogginlägg eftersom jag redan förberett för alla de rubriker som kan vara intressanta under året.

Statistik i ExcelJag har självfallet en statistikmall i vilken jag följer upp all försäljning, både uppdrag och onlinekurser. Med denna mall ser jag på någon sekund hur mycket som återstår i försäljning under året, för att jag ska nå mitt säljmål. Jag ser hur många offerter jag får in i både pengar och procent.

Det triggar onekligen igång mig när jag ser att mina kunder köper och jag får ägna mig åt min största mission – att få andra att växa.

Min mall för böcker håller reda på varje bok och hur mycket respektive bok genererar i vinst eller – om jag investerat hela beloppet själv – hur mycket jag behöver sälja för att nå ”break even”. Jag ser snittpriset på intäkt per bok.

ProjektmallI Projektmallen som är en sammanställning över samtliga mina böcker och onlinekurser framgår tydligt vilka projekt som är igång, se bild.

Detta gäller både onlinekurser och böcker.

Här ser jag med grönt alla projekt som är klara och med gult de som pågår. Självfallet länkar jag sedan in planerna för respektive projekt i denna sammanställning vilket innebär att jag med ett klick får upp projektplanen för respektive projekt.

Jag rekommenderar dig verkligen att skapa Excel-mallar och lägga genvägarna på skrivbordet. På så sätt tar det dig endast några sekunder om dagen att hålla dig uppdaterad.

Lycka till!
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

 

Så här hanterar jag GDPR – General Data Protection Regulation

Den här informationen har även gått ut via nyhetsbrev till samtliga mina läsare för information om hur jag hanterar personuppgifterna.

SäkerhetGPDR

GPDR ersätter PUL (Personuppgiftslagen) och träder i kraft den 25 maj 2018. Många undrar vad det innebär.

Först och främst är den till för att stärka skyddet vid behandling av personuppgifter.

Instruktion för tillämpning

Du måste börja med alla de personregister du har, gå igenom dem bit för bit. Här är några tips som jag samlat ihop åt dig. Har du några externa samarbetspartners som har tillgång till dina register måste du även komplettera med register för dessa. Alla inom verksamheten som har tillgång till registren, måste finnas i ett separat register. Om någon begär utdrag ur registret måste du tillgodose detta och noga dokumentera det. Får du inbrott eller din dator blir stulen, måste du anmäla detta till Datainspektionen.

Här är en lista från Datainspektionen över de frågor du måste ta ställning till:

  1. Är din organisation medveten om EU:s nya dataskyddsförordning?
  2. Vilka personuppgifter hanterar du/ni?
  3. Använder du/ni missbruksregeln idag?
  4. Vilken information lämnar du/ni?
  5. Hur ska du/ni tillmötesgå de registrerades rättigheter?
  6. Med vilket rättsligt stöd behandlar du/ni personuppgifter?
  7. Hur inhämtar du/ni samtycke?
  8. Behandlar du/ni personuppgifter om barn?
  9. Vad ska du/ni göra vid personuppgiftsincidenter?
  10. Vilka särskilda integritetsrisker finns med din/er behandling?
  11. Har du/ni byggt in skydd för personuppgifter i dina/era IT-system?
  12. Vem ansvarar för dataskyddsfrågor i din/er organisation?
  13. Har du/ni verksamhet i flera länder?

Du måste således ha ett register som berättar om var alla personuppgiftsregister finns och ett annat över vilka som har tillgång till registret. En förteckning som beskriver hur ditt företag hanterar personluppgifterna bör finnas. I mitt fall är det enkelt, dels för att jag arbetar med struktur och har hundraprocentig koll på var saker och ting finns, dels eftersom jag endast har TVÅ register; ett till mina kursdeltagare och ett till de som får mitt nyhetsbrev. Och det är endast jag och plattformsleverantören som har tillgång. Det behövs även ett utomstående register, ifall andra (konsulter etc) har tillgång. I mitt fall, behövs det inte.

Ett register måste finnas ifall personer begär utdrag. Själv har jag register över mina deltagare så att jag kan kommunicera med dem via e-post och studieplattform och alla kan själva avregistrera sig från nyhetsbrevet eller onlinekurserna. Det är således automatiserat.
Jag använder även SimpleSignup för bokningar.

Sedan behövs ett incidentregister ifall något blir stulet.

Vill du läsa mer om GDPR, kan du följa denna länk till Datainspektionen

Här har du en direktlänk till GDPR-guiden.

Jag vill göra dig uppmärksam på hur vi hanterar personuppgifterna

Dina uppgifter är alltid skyddade hos oss. Vi delar dem aldrig vidare till någon annan. När du anmäler dig för en onlinekurs, registrerar jag dig i det befintliga registret som finns hos Kajabi (ett register som är helt skyddat från insyn). Om du skickar information till mig via e-post, sparas ditt mejl i en för kursen avsedd mapp. Den finns på min dator under innevarande år då kursen pågår. Därefter arkiveras mappen på ett större lagringsmedia under respektive årtal.
Har du bokat dig för något webinar eller kurs, har detta kanske skett via SimpleSignup och hanteras i deras slutna databas.

Antingen kan jag (direkt via programmet) eller du själv anmäla dig till MailChimp (mitt nyhetsbrevsprogram) från ett formulär här på min webbsida eller från mina länkar i sociala medier. Varje nyhetsbrev har längst ner en ruta i vilken du direkt kan avregistrera dig ifall du inte längre önskar ta del av våra gratis tips som skickas ut ca 1 gång per månad.

Jag använder rekommenderade virusprogram som säkerställer att dina personuppgifter är säkra hos mig, i min dator. Självfallet säkerhetskopierar jag ca en gång per vecka.

Dina uppgifter är i säkerhet. Jag skickar dem aldrig vidare.

Säkerhetshälsningar
Monica Ivesköld
Milord Inspiration som ingår i Resultat Direkt

 

Svedala Företagsmässa och Rotary-föreläsning med TFFs Hasse Mattisson

Hasse Mattisson, försäljn chef TFFDet var en härlig samling företag som ställde upp i mässan den 6 april 2018 i Svedala. Som Rotarian, var jag inbjuden att lyssna på TFFs försäljningschef Hasse Mattisson.

Hasse berättade om den resa som TFF har gjort de senaste åren. Mycket intressant. De har även tagit ett beslut att synas mer digitalt – i allt de gör. De orden gladde mig extra mycket eftersom jag de senaste åren propagerat för den Digitala Transformationen, dvs det nyckelhål som alla verksamheter som vill överleva måste igenom.

Förutom föredraget var jag imponerad av de foton och den attityd som spelarna visar på bilderna, såväl som budskapen i bilderna och TFFs linjer för framtiden, med sin bredd och omfång. Titta bara på tuffingarna nedan. Jag blir så inspirerad av bilderna att jag genast skulle vilja gestalta det jag ser i deras ansikten (som författare). Strålande att få in så många känslor och kraftfullhet i fotona.

TFF

Jag önskar dem verkligen lycka till och är övertygad om att med den inställningen och motivationen, kommer de att nå ännu högre framgångar.

Vid pennan
Monica

 

Lean och BPM tar hand om röda pengar

Kan du se och vet vilka utgifter som är ”rödmarkerade”? Sådana som företaget och vi själva ibland missar.

Jag har under mina 30 år som effektivitetskonsult ofta stött på ett enormt slöseri i verksamheterna. Ett exempel var när jag för ca 15 år sedan själv jobbade i ett stort utbildningsföretag och fick ledningsgruppen till att inse hur mycket onödiga pengar som rann genom verksamheten. Då hade jag en dator som inte fungerade tillfredsställande. Om och om igen, bad jag att få en ny, kvalitativ dator som fungerade. På den tiden blev det konflikt i datorerna mellan Microsoft- och Adobe-programmen. Det blir det kanske ibland även idag. Jag hade ungefär 17 olika program igång samtidigt, konstant. Datorn la dagligen av. En dag blev min frustration för hög. För att tydliggöra eländet, gick jag upp till ledningen och sa (med ett leende) att varje gång min dator stoppade, skulle jag göra två saker.

  1. Skriva upp den förlorade arbetstiden
  2. GaffelSticka en gaffel i skrivbordet

Ledningen kunde själv räkna ut att det då var en tidsfråga. Antingen skulle jag bevisa att stora delar av min arbetstid var totalt meningslös och kostade verksamheten en förmögenhet. Som konsult på den tiden, hade jag hög lön. Eller så skulle mitt skrivbord till slut bli pinnved, vilket skulle vara pinsamt för alla inblandade.

På den tiden talades det inte så mycket om Lean och kvalitetsbristpengar. Det gjorde det däremot året därpå då vi hade som uppdrag att ISO-kvalitetssäkra många av våra kunder.

KvalitetsbristpengarOm ditt företag lider av bristfälliga datorer eller datorkunskap för medarbetarna, och/eller trög effektivitet, förlorar du mycket pengar. Tänk dig att en medarbetare idag enkelt kan frigöra 6 timmar till mer värdefulla uppgifter än tidsläckage och dubbelarbete. Det skulle innebära följande intäkter. En medarbetare med en snittlön på 20.000 kronor per månad kostar verksamheten 39.000 kronor per år ifall de inte är effektiva, har dålig koll på hur de ska utnyttja sina programvaror eller datorer som inte fungerar. Detta är utan sociala avgifter. Lägg till minst 30% i sociala avgifter, dvs 11.700 kronor till = 50.700 kronor. Du får några nya datorer eller utbildningar för 50.000, eller hur?

Skulle det finnas mer än en medarbetare, kanske rentav 10 st, då har verksamheten en förlust – som du syns – på ca 500.000 kronor. För den lilla summan kan de lugnt köpa in en sådan som jag under mer än ett helt år och göra om sin verksamhet till en blomstrande dito.

Som du förstår är denna summa i verkligheten ännu större.

Jag har under åren besökt många privata företag och officiella verksamheter och skapat strukturer som sparat dem tusentals kronor i månaden. Det är inte ovanligt att det finns exempelvis mappar i datorsystemen som bara ligger och skräpar. Ingen vet vad där finns, ingen tar ansvar för detta. Troligtvis behövs inte det som ligger där men det gör stor skada. Det är som barrikader som byggs upp och försvårar för de anställda att hitta det som de verkligen behöver.

Mitt råd är därför:
Sluta mäta intäkter och vanliga utgifter! Att följa upp en budget är viktigt men totalt meningslöst om du inte tar med kvalitetsbristpengarna.

Eftersom jag även är av Försvarshögskolan certifierad handledare i ledarskapsutbildningar, kan jag berätta hårresande historier om vad som händer i en verksamhet när chefen misslyckas vara ledare.

Ett annat enormt läckage är alla arbetsprocesser i verksamheterna. Det är få som känner till begrepp som simbanor och businessrelaterade processer eller BPM – Business Process Management. 2008 blev jag certifierad verksamhetsanalytiker, och har sedan dess hjälpt många framgångsrika företag och verksamheter att förändra sina processer. BPM gör att du kan följa en aktivitet i realtid och därmed se vem som gör vad, vad som gjorts kring den och låta systemen ge dig trender där denna, till synes obetydliga aktivitet, faktiskt kan stjälpa hela skutan. Jag har sett stora företag nästintill gå under för att de inte observerat detta i tid. När ledningsgruppen väl ser, tar det tid att vända ”fartyget” som seglar i fullt gemak mot reven. Ofta vänder de atlantångaren i sista sekund innan den blir till spinnved och vrak.

En annan faktor är stressen i verksamheten som stegras likt en tsunami. Dagens största stress­moment heter e-post, sociala medier och telefonsamtal.

Har du en medarbetare med många e-post i inkorgen, förlorar verksamheten dagligen mängder med tid och kostnader. Du vet kanske inte men forskningen har kommit fram till att varje gång du öppnar ett mail, förlorar du 1,05 minuter. Har du 30 mail varje dag, har du ett bevisat läckage av 30 minuter – utan att ha gjort ett enda skapandes grand. Låter du dessutom e-posten ligga kvar är sannolikheten stor att du öppnar och stänger samma mail flera gånger. Ännu mer läckage. Och sedan säger folk att de har ont om tid! Jo, tack, så är det.

När svenska folket sitter och gör meningslösa saker på datorn, har de faktiskt ont om tid. Det finns de som jobbar i sin inkorg i e-posten hela dagarna, utan att komma någon vart.

Enligt beräkningar vet vi att vi förlorar 20-60% årsinkomst, baserat på meningslöst läckage.

Inom Lean finns verktyg för att se detta. Inom BPM finns tredubbla verktyg. Det du ser inom Lean ser du 3 gånger bättre med BPM, ifall du inte redan visste det. Låt mig ge dig några exempel.

Felarbete och/eller dubbelarbete kostar verksamheten otroligt mycket pengar. Inom Lean kan du – med verktyg – räkna ut detta. Du kan använda KanBan för att se flaskhalsar etc. För att synliggöra krävs resurser, mänskliga sådana, som följer upp och mäter. Inom BPM behöver du endast investera några dagar för genomgång, sedan levererar programmet all statistik automatiskt till dig, utan dyra medarbetares handpåläggningar. Med BPM kan du aldrig dubbelarbeta!

Skulle du ha pedantisk personal som överarbetar – också ett stort läckage – ser du inte detta. Genom Lean och mänskliga insatser, kan du synliggöra. Med BPM behövs inga mänskliga analyser. Du ser direkt vem i verksamheten som:

  1. Förhalar
  2. Lägger ner alltför mycket tid på en aktivitet – ofta helt i onödan

Inget går att dölja med BPM. Alla åtgärder, aktiviteter och bilagor blir 100% synliga.

Samma sak gäller när någon anställd har saker som ligger och väntar. Dels ska de komma ihåg att påminna – vilket slöseri med tid , dels kan det kosta verksamheten oerhörda summor. Jag har ökat intäkterna hos både privata och offentliga verksamheter på ca 3 dagar, genom att synliggöra felaktiga arbetsprocesser som innebär att de läcker som ett såll. Givetvis med hjälp av BPM i vilken Lean ingår.

Att ta hand om sin personal och deras värdefulla idéer är ett måste för verksamheter som vill överleva. Vi lever i en tid när alla måste tänka digital överlevnad. Då räcker det inte med att lära sig använda sociala medier. Snittet idag är att varje anställd lägger halva sin arbetstid ute i etern. Det funkar inte längre. Här krävs automatiseringar och effektivitetsåtgärder samt BPM. De anställdas idéer måste tas om hand på ett specifikt sätt. Om de inte ser vad som händer med kreativiteten, tappar de intresset att hjälpa företaget. Motivationen och engage­manget dalar långsamt för att till slut helt upphöra. I en sådan värld vill ingen arbeta. De anställda blir mer och mer arbetsskygga. Hur ska då verksamheten kunna rekrytera de rätta styrkorna för framtiden?

Dagens Industri skrev i en artikel att 73% av alla anställda svenskar är oengagerade på jobbet. De ”sliter” för att ödsla tid (=pengar) strax före lunchen, i stället för att göra något vettigt. Enligt senaste Gallup-undersökningarna sjunker engagemanget hos de anställda stadigt och produktionsbortfallet är enormt. Det är detta som är framtidens framgång och överlevnad.

Hur ska du fixa detta?

Reflekterande hälsningar
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

Vad ska du investera i under 2018?

Trasiga tangenterSjälv har jag beslutat mig för att investera i en ny dator. Jag skriver så mycket nu att tangenterna har mist sin färg. Lampan i botten på tangentbordet lyser igenom och vissa tangenter hinner knappt med, längre.

Ska skicka iväg mina böcker till förlag och om ingen vill satsa på dem, investerar jag i dem själv. Alla vet kanske inte att jag faktiskt har ett registrerat förlag i botten på min verksamhet. För många år sedan använde jag detta förlag som legat vilande ett antal år. Det är kanske dags att ta upp det igen?

Skriv ner 5 punkter på vad du vill investera i under 2018.

Så här blir det hos mig:

  1. Egen utveckling
    Kurser och kompetenshöjning inom skönlitteraturen
    Har redan bokat första kursen – Författarateljén
  2. Marknadsföring
    Med hjälp av en liten budget för marknadsföring av mina böcker
  3. Outsourcing – Återförsäljare
    Jag väljer att låta återförsäljare sälja mina onlinekurser och satsar på samarbeten i stället för marknadsföring av dessa
  4. Investeringar
    Ny dator
  5. Publicering av mina böcker
    Oavsett om det blir ett externt förlag som ger ut dem, ett ”books on demand”-förlag eller ett eget förlag, behöver jag investera i detta

Hur ser din lista ut?

Lycka till!

Monica

Visit Us On FacebookVisit Us On LinkedinVisit Us On YoutubeVisit Us On PinterestVisit Us On Google PlusCheck Our Feed