Currently viewing the category: "Verksamhetsutveckling"

Effektiva team 6 – Skapa team-kreativitet

Bland det viktigaste som finns för framgångsrika team är skapandet, att ständigt hålla idéer vid liv, ha en tillåtande atmosfär som ger upphov till kreativiteten. Det behövs ständig förnyelse för att öka effektiviteten både gällande gruppdynamiken och gällande själva förfaringssättet. Exempelvis behöver vi ofta förnya oss inom områdena:

  • Produkter och tjänster
  • Kundservice (både extern och intern)
  • Administration
  • Ledarskapet
  • Motivationen för gruppen
  • Försäljning och marknadsföring
  • Tillverkningen / Skapandet av både fysiska produkter och mentala tjänster
  • Finansieringen

Du kan säkert komma på fler tillfällen när kreativiteten hjälper gruppen att växa. Hur ser det ut i din grupp? Vad kan ni förbättra?

Ibland kan en idé vara viktigare än allt annat och skapa stora förändringar inom organisationen och strategin för gruppen. Förkasta aldrig en idé, även om den är liten. Den kan, i sig, leda till stora framgångar. Det kan vara ett enkelt ord som skapar förutsättningar för stor påverkan i framtiden. Den kan ligga till grund för en slogan. Och varje grupp behöver en egen slogan eller en egen uttalad mission. Dessutom är det aldrig fel att fundera över visionen för gruppen samt målen.

Min mission, vision och mål är följande:

Vision-Mission-Mål

Kom ihåg att de goda idéerna inte bryr sig om vem som kläcker dem. I gruppen bör samma inställning finnas. Det är inte upp till ledaren i gruppen att vara försedd med idéerna, däremot att ta hand om dem. Alla i gruppen bör bidra till utvecklingen.

En viktig detalj är att tillåta alla att se vilka idéer som kommer in samt att få följa dem för att konstatera vad ni gör med dem. Det finns programvaror för detta, exempelvis BPMS, Business Process Management System. Men om programvaran saknas går det bra med ett gemensamt kalkylark exempelvis där alla får tillgång till alla idéer och ni ser i vilket skede idén befinner sig.

Den kreativa processen

En idé poppar inte upp varje dag och den är oftast inte färdigutvecklad. Låt den mogna men inte självdö!

Bra idéer och inspirerande moment är sällsynta. De bör förfinas. Hur många gånger testade exempelvis Thomas Edison glödlampan innan den fungerade? Monet målade tavlan ”Näckrosdammen” 109 gånger innan han var nöjd.

Viktigast är att gruppen har tydliga, gemensamma mål. Mål handlar inte om vad ni ska göra utan om vad ni skulle vilja uppnå för resultat. Det handlar mycket om att hitta lösningar på något specifikt problem. Börja därför med att identifiera detta. Problemet kan vara att något tar för lång tid att utföra, eller kan det handla om kostnader alternativt investeringar i gruppen (och då menar jag både i tid och pengar).

Låt oss titta på vad som ingår i den kreativa processen.

Tiden

Avsätt tidKreativa personer vet att idéerna inte bara poppar upp av sig själva. De avsätter tid för kreativt tänkande. Genom att skapa en disciplin runt processen, är det enklare att ta tillvara själva idén. Men kom ihåg att kreativiteten inte föds vid stress. När alla är upptagna med annat, blossar sällan idéer upp. Utan idéer kommer både gruppen och arbetet att vissna.

Göra rätt saker

Idé-kläckningDet finns ingen magisk formel för idékläckning. Inga enkla medel skapar goda idéer. En god idé måste mogna i en aktiv process. Exempelvis kan ni använda er av metoden Kanban för att eliminera flaskhalsar i arbetsgången. Genom denna metod får ni kläm på om ni gör ”rätt saker vid rätt tillfälle” och stoppar överarbeten på fel belastningsställen.

Rätt attityd och en positiv idé-kultur

Tillåtande attitydSäg aldrig till en gruppdeltagare att hen inte kan klämma fram en idé. Då blir det dömt för misslyckanden. Motivera varandra att komma med idéer – oavsett när och hur ni delger dem.

Skapa en kultur i gruppen som är tillåtande och förlåtande. Låt gärna gruppledaren vara den som initierar detta. Då får det bäst spridning. Tänk på hur Toyota startade metoden Lean. Inom denna verksamhet fanns en mycket tillåtande och förlåtande attityd och miljö.
När jag började jobba med Lean i slutet av 80-talet, fick jag lära mig att det var okej att stoppa en maskin på Toyota även om det skulle kosta tusentals eller miljoner kronor för företagsledningen. Så länge det fanns anledning att stoppa för att skapa förbättringar, vill säga. Vilken ljuvlig attityd, eller hur?

Lycka till med att skapa kreativitet i gruppen. Nästa vecka ska jag berätta om hur du kan skapa förutsättningar för själva idé-processen. Tills dess, ha en härlig vecka!

Monica Ivesköld
Milord Inpiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Effektiva team 5 – Förfina gruppen

Delegera

Ibland kan vi uppleva att det går fortare att göra något själv än att delegera eller samarbeta. Därför är valet av utsedd medlem viktigt. Se till att en person med rätt färdigheter och kunskap hanterar uppgiften. Ta reda på vad samtliga kan i gruppen. Var och en av oss är skickligast när vi tycker att saker är roliga (motiverad), när vi upplever att vi faktiskt kan utföra uppgiften (kompetens och färdighet).

Beröm varandra! Lär av varandra och utvecklas genom detta.

Tänk på att vi växer av att få vara delaktiga. Det finns människor som kan offra halva livet för något som en annan person upplever som en ”struntsak”. Öppna upp er för varandra. Ge varandra utrymme.

Öppen kommunikation

I boken Mer än bara ord som jag refererade till i förra inlägget, finns tipsen som hjälper till att öka kommunikationen. Den boken blev nominerad som årets projektbok 2018 (men vann inte).

Innan ni säger saker till varandra, se till att hjärnan är med. Alla människor har inte empatisk förmåga, tyvärr, så hjälp varandra att öka empatin i gruppen. Vill du läsa mer om emotionell intelligens, läs mina inlägg om detta. Du hittar dem här på denna länk:

Inlägg om emotionell intelligens

Nyckeln till god kommunikation handlar alltid om förberedelser.

Tänk efter:

  1. Hur kommunicerar du?
  2. Är du tydlig (i din e-post, vid möten, när du dokumenterar)? Om du tror att alla förstår, bör du genast tänka om. Vi kan aldrig bli tydliga nog. Se nedan om dina logiska nivåer
  3. Kommunicerar du på ett sätt som når mottagande persons personlighet, den person med vilken du talar, kan ta emot?

5 logiska nivåer

Ovanstående påstående kan tyckas klart, men det är INGEN som egentligen kan tolka vad vi säger vid skrift. Däremot när du talar, kan mottagaren uppfatta, beroende på intonation.

Effektiva möten

Bra möten ska vara informativa och roliga. För ett antal år sedan jobbade jag med möteseffektivitet. Det finns många forskningsrapporter kring hur ett möte bör vara för att upplevas positivt, men återigen, allt är beroende på vilken typ av personlighet du har. Det är lika svårt att tillgodogöra allas behov som att välja en film och hoppas på att alla gillar den. Det är också därför vi är olika när vi läser böcker (om vi gör det).

Se till att ni har lagt in hur mötena ska hanteras i policyn. Möten kräver förberedelser och regelverk.

Kom ihåg följande för effektiva möten:

  • Mål: Sätt alltid ett tydligt mål för mötet. Syftet med själva mötet ska vara synligt. Det är stor skillnad på att ha ett arbetsmöte jämfört med ett beslutsmöte eller ett informationsmöte.
  • Agenda för mötet: Det är mycket viktigt att det finns en dagordning och att ni håller er till den och den angivna tiden.
  • Tiden för mötet: Skriv alltid in både start- och sluttid för mötet. Ett tips är att ha olika typer av möten med olika längd. Gärna via ett i förväg utdelat schema
  • Förbered dig: Läs noga igenom allt inför mötet. Är det ett beslutsmöte, måste du ha skapat dig en uppfattning i förväg. Är det ett arbetsmöte behöver du ta fram argument och idéer som du kan dela med dig
  • Se till att punkterna kommer i rätt ordning på mötet: Om mötet innehåller både information, arbete och beslut, måste de komma i denna ordning
  • Vem ska delta i mötet: Finns det andra personer än projektgruppen som ska vara delaktiga?
  • Lyssna in samtliga: Låt endast EN person tala åt gången och lyssna aktivt. Ställ frågor. Om någon blir långrandig, var beredd att bryta
  • Ge varandra feedback innan mötet avslutas: På så sätt kan ni förbättra mötena inför nästa gång

Ett effektivt team såväl som effektivt möte följer följande devis:

Planera arbetet och arbeta utifrån plan!

Ni måste veta vart ni är på väg! Följ planen och skapa delmål på vägen.

Lycka till i teamet!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Effektiva team 4 – Förädla gruppen

Under de första tre veckorna har jag berättat om vikten av att tänka på vissa saker gällande effektiva team. Här har du en bild över detta.

Skapa effektiva team

Hur gör vi för att förädla teamet?

KommunikationshandenEtt sätt är att vara noggrann med uppföljningen, ett annat är att etablera tydlig policy.

Med policy menas att ni har diskuterat fram VAD, VEM, NÄR, VAR, VARFÖR, förväntningar och ansvar/befogenheter, se min kommunikationshand.

Etablera proceduren och arbetssättet för att uppnå mål och resultat. Att ha en tydlig policy innebär att ni eliminerar osäkerheten. Med policyn undviker ni Ad Hoc-aktiviteter och bråttom-agerande vilket annars leder till mindre bra kvalitet för projektet. Policyn hjälper till att hålla en gemensam attityd i gruppen. Genom en god policy etablerar ni möjligheten till effektivitet i gruppen. Den ska hjälpa er frigöra tid från onödiga diskussioner som annars kan ta kraft och tid från gruppens prestationer.

Konsultera varandra – hjälp varandra!

Tillåt er vara behjälpliga. När någon kör fast, ska det kännas naturligt att få hjälp, att fråga andra gruppmedlemmar och därmed komma vidare i arbetet med uppgiften.

Tänk på följande:

  • Fyra ögon och öron fungerar bättre än två. Många är väldigt kreativa och ser lösningar direkt medan andra personligheter har svårt att gå utanför ramarna. Tänk på att extremt kreativa personer är ett stöd men inte alltid levererar utan påtryckningar. Att vara kreativ innebär inte att producera utan att skapa förutsättningar utifrån en idé.
  • Motivera varandra. Vi människor gillar att göra sådant som upplevs inspirerande. Många har stort behov av att exakt veta HUR en uppgift ska utföras, andra ”dör” om de inte får skapa möjligheten själva. Motivation är A & O. De flesta gillar att få bidra med något. Tillåt därför varje personlighet att få bidra med det som är unikt för just den personligheten. En del är hastiga personer, andra kan pilla länge med en uppgift (pedanteri).
  • Noga uppföljning av framstegen i projektet krävs. Stäm av kontinuerligt och ha ett tillåtande klimat. Alla måste få säga sitt.

Behåll disciplinen i gruppen

Lägg lagar och förordningar åt sidan. Ha högt i tak men följ policys. För att synliggöra vad som kan gå fel, skapa riskanalyser och gör SWOT-schema. Här nedan ser du en riskanalys och hur du bygger upp den.

Riskanalys

Här ser du en SWOT-analys:

SWOT

I boken Över Mållinjen, som jag medverkat i, finns en del förtydligande kring hur du kan skapa möjligheter för att nå mål. I boken Mer än bara ord, som jag också medverkat i, finns tips på hur du ökar kommunikationen i projektgruppen.

Över mållinjen och Mer än bara ord

Om du är intresserad av att nå framgång, rekommenderar jag dig att läsa dessa böcker.

Kom ihåg att obeslutsamhet i en grupp försvårar både kommunikationen och effektiviteten.

Policy är till för att hjälpa – inte stjälpa. Låt oss anta att en gruppmedlem konstant kommer för sent till mötena eller har en massa undanflykter för att inte ha utfört sin uppgift, då måste policyn vara sådan att alla vet hur de ska agera utifrån den. Se till att ni har upprättat denna tydlighet innan uppstart.

Definiera tydligt hur ni vill att mötena ska vara i gruppen. Är det tillåtet att ha mobiler igång, exempelvis? Gå igenom etiken och skriv in hur ni vill samarbeta i er policy. Finns det något som ni absolut inte vill tolerera? Skriv in det! I nästa blogginlägg skriver jag mer om möteseffektivitet.

Utveckling i gruppen

De flesta medlemmar vill utvecklas. Att få lära sig saker, gör att vi växer. Att utvecklas innebär att:

  1. Få kunskap
  2. Utveckla färdigheter
  3. Förändra attityder

Fundera över hur ni ska skapa utveckling i gruppen.

Lycka till med att bygga effektiva team! Jag återkommer mer fler tips nästa vecka. Följ mig då.

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Effektiva team 3 – Motivera och planera!

Här är några väl utvalda tips för att leda team så att gruppmedlemmarna presterar sitt absolut bästa. Dessa tips håller i åratal för problem som uppstår i gruppen.

Motivation

Går det att påverka individens prestanda?

Javisst går det! Och i ett effektivt team är det en absolut nödvändighet. En duktig ledare får andra att åstadkomma saker, andra att uppnå målen. Ledaren kan inte göra allt själv. Men du måste låta dem göra det på sitt eget vis. Det gäller att kunna delegera och på rätt sätt.

Ledarskapet tar tid. Du måste avsätta tid för att få igång andra personer, få dem att koncentrera sig på nyckelfrågorna och de aktiviteter som skapar resultat. Dessutom är det viktigt att kunna mäta. Alla måste se vad som presteras. Gruppen måste bli medveten om vad effektivitet, produktivitet och vinst innebär. Men någon magisk formel för detta, finns inte. Jag brukar säga att det hade varit lättare att få ett effektivt team om jag hade kunnat dela ut en ”rosa tablett” för effektiviteten. Så är självfallet inte möjligt.

Det finns helt enkelt inte ett koncept som fungerar för alla. Att skapa prestationshöjning i gruppen tar tid. Men det finns ett antal små aktiviteter som du kan göra för att fixa detta. Saker som efter en tid skapar mer och mer effektiva team. Ledarskapet påverkar.  Så låt oss börja med att titta snabbt på ett effektivt ledarskap. Vad är det?

Alla kan inte bli ledare. Det kräver potential och förmåga att hantera människor. När jag har utbildat ledare i Utvecklande Ledarskap för Försvarshögskolan, blir det ofta efter någon månad extremt tydligt hur ledaren har utvecklats. En av de viktigaste funktionerna för ett effektivt team är motivation. Utan motivation växer inte gruppen. Ibland kan jag uppleva att företag och verksamheter som arbetar utifrån kvalitetssäkring, tror att de måste göra saker fyrkantigt, dvs utan någon som helst möjlighet för den enskilde att bli motiverad. Detta är en av de värsta fienderna till utveckling. Eftersom jag har utbildat i kvalitetssäkring under 80-/90-talet, vet jag vad det innebär. Att kvalitetssäkra innebär INTE att göra saker på exakt samma sätt, utan att se till att målet uppfylls.

Så om du är ledare i en grupp behöver du ta reda på vad som motiverar de enskilda. Låt oss återkomma till detta.

Som ledare behöver du ha vissa personlighetsdrag och specifika egenskaper (dimensioner). Det går inte att fungera som ledare om du är orolig eller osäker. Du måste vara lugn, avslappnad och säker. En ledare får aldrig vara tillbakadragen utan behöver vara sällskaplig till viss del, mycket optimistisk och tillgiven gruppen och individerna. Nyfiken, kreativ, godhjärtad, hjälpsam och förlåtande är andra egenskaper som krävs. Och självfallet måste ledaren vara målmedveten och ambitiös.

En ledare är inte en chef. Ledaren behöver ha följande önskvärda kompetenser:

  • Fackkompetens
  • Chefskompetens
  • Social kompetens
  • Stresshanteringsförmåga

En utvecklande ledare är:

  1. Ett föredöme för gruppen
  2. En person som har personlig omtanke
  3. En person som kan inspirera och motivera

Hur sammanställs ett effektivt team?

Nyckeln är att få personer som arbetar både för dagens och framtidens mål. Gå systematiskt tillväga när du väljer teammedlemmar.

För att få ”rätt” personer krävs:

  • Att du synliggör alla detaljer kring själva jobbet (planeringen) med mål och delmål
  • Definierar varje gruppmedlems personligheter för att få ut mesta möjliga och sätt ihop en blandad grupp
  • Skapa tydliga projektdokument för hanteringen. Vi rekommenderar PMIs 18 skallkrav

I en grupp behövs en blandning. Vi rekommenderar:

  • Några som är mycket målmedvetna
  • Några som älskar planering och struktur
  • Några som tar hand om övriga i gruppen och månar om dem
  • Några som är tillräckligt kreativa för att komma med nya idéer

Hur motiverar du gruppmedlemmarna?

De flesta personer har olika belöningssystem. Tro inte att offentliga applåder fungerar för samtliga medlemmar. Ta reda på vad som triggar dem. Beroende på deras personlighet, skapas motivationen utifrån det som just den personen går igång på.

Belöna dem utifrån det som ger just den medlemmen störst tillfredsställelse. Hjälp dem utvecklas. Undvik bestraffningar. Som ledare behöver vi ibland säga till och få en medlem tillbaka på banan, men gör detta bakom lykta dörrar och ge dem fria händer att fixa till saker så att de åter presterar. Följ upp noggrant, ofta och mycket. Ingen människa presterar om de inte får något i retur.

Tydliggör ansvarsfördelningen

Om du, som gruppledare, tydliggör vad var och en ska göra och kanske till viss del hur de ska göra detta, säkerställer du att gruppen når mål och resultat. Det handlar inte om personen som ska utföra aktiviteten utan om själva agerandet och vad det för med sig. Hur synliggör ni i gruppen detta?

Varje aktivitet ska ha en definition med tydligt mål. Det räcker inte att skriva VAD ni ska göra utan också VILKET mål det leder till. Var extra noga med detta. Kanske i form av ett protokoll. Bestäm också hur ni gemensamt ska tackla om någon inte utför en uppgift till en viss överenskommen datum.

Om ni arbetar med kvalitetssäkring är det viktigt att ni tydliggör vad som ingår i detta, vilka normer som ligger till beslut för det osv.

Alla dokument som ni i gruppen upprättar är levande dokument, dvs de ska ständigt uppdateras. Arbeta gärna med länkar men se till att alla når dessa. Gör en stor handlingsplan där allt finns och mindre planer för detaljer. Kanske kan ni göra dessa planer i Excel och därmed skapa ett gantschema som tydligt visar när delmålen ska vara klara.

Gantschema

Vid varje möte ska ni analysera, dokumentera och diskutera samtliga uppgifter.

Om alla vet vad som förväntas av dem, är chansen större att alla lyckas och därmed blir ni en effektiv grupp.

Bedöm och beröm!

Genom att bedöma varandra i gruppen, skapar ni motivation i den pågående processen och ökar chanserna för ett ännu större engagemang.

Vid bedömningsmötena måste ni ge varandra feedback. Tänk på att den ska vara så att alla växer. Ingen kritik som sänker någon! Beröm och ge möjligheter till att få vederbörande till att göra en ännu större prestation vid nästa tillfälle. Dessa möten ska vara lustfyllda så att alla ser fram emot dem.

På mötena går ni igenom:

  1. Granska vad som är gjort och vad som ska göras och knyt detta till ansvarig medlems prestation
  2. Planera framåt och knyt till ansvarig
  3. Sätt individuella och gemensamma mål
  4. Se till att alla är med på överenskommelserna
  5. Identifiera vilken utveckling gruppen behöver göra för att komma vidare framåt
  6. Coacha varandra
  7. Ta emot och ge feedback
  8. Förstärk relationerna med varandra
  9. Fungera som varandras katalysator
  10. Fokusera både på kortsiktiga och långsiktiga mål
  11. Agera så att alla ökar motivationen

Omvandla bra prestation till utmärkt

Det är inte alltid detta fungerar men ni – som grupp – bör eftersträva att ständigt förbättra er.

Kom ihåg att motivation är något som ni måste jobba med. Det sker inte av sig självt. Motivation kan ta tid men är viktigt. Det är oftast motivationen som skapar förändringen.

Eftersträva därför motiverande klimat. Precis som att temperaturen i växthus är avgörande, är den detta även för ett effektivt team.

Lycka till i teamet!
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Effektiva team 2 – Undvik fallgropar

Den här veckan tänkte jag berätta om några fallgropar som finns och som skapar mindre effektiva grupper, samt hur du kan göra för att undvika otillräckliga tillvägagångssätt.

Effektiva team

Zhuge Liang, en kinesisk general som verkade åren 101-200, skrev följande viktiga punkter som än idag är lämpliga när vi lägger upp projekt för att skapa effektiva team (fritt översatt):

  • Planera först allt som ligger nära i tiden, sedan det som ligger längre fram
  • Organisera allt som handlar om det inre (administrationen mm), sedan det yttre (personal, rutiner, projekt och processer)
  • Strukturera det basala först, sedan allt som har att göra med hur du kan gena, hejda, stoppa och avleda
  • Organisera och ta reda på alla styrkor, sedan svagheterna
  • Planera in det stora först, sedan alla detaljerna
  • Organisera dig själv först, sedan alla andra

Tiden det tar att skapa effektiva grupper kan vara både besvärlig och hektisk. Var noga med att följa tydliga Att-göra-listor och bocka av. Var säker på din sak och tillåt alla att känna till befogenheter och ansvar. Alla måste veta VAD de ska göra och gärna också HUR de ska göra det, men ledaren behöver inte informera om HUR:et. Tillåt var och en att lösa uppgiften på sitt sätt. Någon ”quick-fix” finns inte för framgång. Fallgroparna är många. Låt oss kika på några hinder som kan uppstå.

Hinder för framgång

Nedanstående hinder kan ställa till det rejält.

  • Göra något endast om tid finns
    Hantera något i teamet endast om tid finns. Den här typen av aktivitet leder ofta till vad vi kallar ”hungersnöd” för gruppen. Att fallera att leda ett team med dagliga uppföljningar skapar ointresse i gruppen eftersom medlemmarna känner sig negligerade.
  • Bekväma åtgärder
    Att som ledare agera felaktigt baserat på egen bekvämlighet, kan få katastrofala följder. Gruppen och dess ledare måste ha tydligt fokus på alla aktiviteter som ska göras såväl som målet och tiden.
  • Underkontrakt
    Att låta någon annan göra det som du är tillsagd att göra, får synbara negativa effekter. Var noga med att följa upp VEM som ska göra VAD och NÄR detta görs samt exakt VAD som gjorts. Det är mycket viktigt för ett effektivt team att se att 25% av aktiviteten är genomförd och att veta exakt när resterande del genomförs.
  • Tänk framåt
    Att arbeta med mottot ”så har vi alltid gjort” är en riktig ”looser”. Få igång ett nytänk i gruppen. Diskutera och låt det vara högt i tak. Tillåt innovation och nya sätt att agera på.
  • Färdigheter
    Det är mycket viktigt att i gruppen veta varandras färdigheter och gärna också vad som motiverar respektive gruppmedlem. Ärlighet varar längst. Om någon inte vet HUR en viss aktivitet ska göras, ställ upp och hjälp varandra.
  • Panik
    Om panik utbryter eller stress, bör ni omgående ta tag i detta i gruppen. Det är självfallet ledaren för gruppen som bör vara mest observant. När jag lär ut Psykogeometri (som är en metod för personlig utveckling), kan deltagarna enkelt se om någon hamnar i stress-spiralen.

Koordinera alla aktiviteter

Ledarskapet får aldrig vara snävt. Ge gruppmedlemmarna fria tyglar under ansvar och det blir ett mer självgående team.

Nå toppen

En mix av hur ni löser problem måste få finnas. Ledarskapet är till stor del en konst såväl som vetenskap. Koordinera alla aktiviteter och visa upp dem synligt för gruppen. Konsolidera de aktiviteter som behöver detta. Med konsolidering menas att slå ihop eller förstärka sådant som hänger ihop.

 

 

I nästa blogginlägg ska jag berätta lite om hur ni kan planera för att få ett effektivt team.

Lycka till!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

Effektiva team – Introduktion

Eftersom jag i augusti har en utbildning för flera olika grupper på yrkeshögskolan och samtliga ska bli mer effektiva som grupper, har jag här ett antal inlägg med tips på hur vi kan skapa effektivare team.

Introduktion

För att arbetet ska flyta effektivt behöver vi kommunicera och arbeta i en gemenskap som är tillåtande. Vi är alla olika. Hur olik du är, kan du testa genom att köra ett Big Five-test på nätet. Då ser du dina styrkor (och lite av dina svagheter). Här ser du ett exempel på svaret från ett sådant test.

Big Five-test

Personen i testet har höga värden avseende extrovert, samarbete, samvetsgrannhet och öppenhet men låga värden vad gäller neurotisk läggning. Detta är en person som är lätt att samarbeta med. En social, vänlig och pålitlig person som är välorganiserad, fokuserad och metodisk, och har god säkerhet avseende självkänsla och självkännedom. En öppen person som den här kan även ha hög experimentlust, älska konst osv.

Detta är givetvis inte så alla personer är. Några har helt andra värden. Därför uppstår konflikter i olikheterna.

Att bygga ett team när en person har låg flexibilitet, kräver att alla övriga har extremt hög. Annars går det aldrig vägen. Jag har arbetat med team där en person har haft 1 i flexibilitet medan övriga i gruppen har haft 7-10. Då funkar det, även om gruppen ibland kan uppleva lågflexibla personer som ”tvärvigg”, om du förstår hur jag menar.

Här ser du ett liknande test:

Big Five-test 2

Som du ser om du jämför detta test med det första, är det tydligt var personen befinner sig. En öppen person som gillar att experimentera, välorganiserad, extrovert, samarbetsvillig och mycket lugn.

Om du är sugen på att lära mer om dig själv eller dina grupp, kontakta mig. Jag har onlinekurser i detta.

Oavsett hur du är som person, måste du – för att kunna samarbeta – leverera ett resultat i gruppen. Givetvis behöver du en ledare, oavsett hur du är som person. Det är viktigt att du har en utvecklande ledare. Jag är certifierad av Försvarshögskolan i just detta. Har kört många utbildningar för att få ledare att bli mer utvecklande så att de får mer högpresterande team.

Självgående team har ofta personer i gruppen med ledaregenskaper. Kollegor som verkligen ser till att alla får komma till sin rätt.

Många glömmer också att det rent vetenskapligt är svårt att hantera mer än 8 personer i en grupp. Detta är viktigt att komma ihåg. Fler personer än åtta i gruppen minskar effektiviteten.

Följ mig och läs om vad du som ledare bör undvika ifall du vill få ett effektivt team. Jag berättar mer nästa vecka.

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

Hur kan du undvika misstagen kring din webbsida?

Låta någon konsult koda i HTML?

Websidan monicaiveskoldFör ett tag sedan fick jag en förfrågan från en kund. Hon hade en webbsida som administrerades av en konsult. Den började kosta mycket pengar och nu ville hon ta över den själv. När vi, gemensamt, tittade på den visade det sig att den var hårdkodad – ett misstag som många gör utan att förstå eller veta. Smart drag av konsulten. Att ta över den sidan var en utopi för min kund som inte kunde HTML-programmering.

Ska du lägga ut uppdraget att låta någon göra din webbsida, se till att de använder sig av traditionella programvaror som exempelvis WordPress. Då kan du dels byta leverantör/konsult, dels själv ta över när du känner dig mogen för detta.

Namnet på sidan

Jag har under åren lagt ner många webbsidor. En del av dem har jag lagt ner eftersom jag har haft för få besökare till sidan. Som ägare till två företag; Milord Inspiration och Resultat Direkt, var det ganska självklart att jag skapade sidor med företagsnamnet. Efter något år visade det sig att mina kunder kände till mig – inte mina företag.

Många vet vem Monica Ivesköld är, men alla vet inte att jag har ett företag som heter Milord Inspiration som i sig ingår i ett paraply som heter Resultat Direkt.

Ska du skapa en sida rekommenderar jag därför att du använder ditt namn.

WordPress.com kontra WordPress.org

Som administratör för en webbsida på WordPress.com och som utbildare i att skapa webbsidor, kan jag verkligen rekommendera att du väljer WordPress.org. WordPress.com är en gratis plattform och som sådan begränsad. Du kan göra grundläggande saker på denna men inte knyta till finesser.

Här kan du se den sida som jag idag administrerar på gratisplattformen WordPress.com:

Länk till sidan

LinneaSols sida

 

Vill du lägga in vissa appar och göra lite mer avancerade saker, rekommenderas att du använder WordPress.org men då krävs det att du anlitar ett webbhotell. Och det i sig kostar givetvis pengar.

Ändå tycker jag att du – som har eget företag – borde satsa på detta. På samma sätt som att jag rekommenderar att betala för en ordentlig webbadress, gärna i Outlook via en server. Det är betydligt säkrare och ger en annan signal kring ditt varumärke.

Det finns även ett antal andra gratis webbsidesplattformar. En av dessa är Wix, som jag själv valde en gång i tiden och fortfarande utbildar i. Jag valde Wix för att göra en e-handelsplattform. Det kostade multum och gav inte alls så mycket som jag hade tänkt. Förra året la jag därför ner den. Wix är således gratis så länge du kör på deras plattform men när du kopplar till din egen domän, kostar det pengar. Och vill du dessutom skapa e-handel, flyger tusenlapparna iväg.

Och tillhör du dem som har företag men ingen webbsida, överhuvudtaget, då behöver du verkligen tänka om. En webbsida är idag som ett digitalt visitkort. Syns du inte – finns du inte! Så enkelt är det. Du kan inte springa ifrån verkligheten och idag finns den i sociala medier, där webbsidan och kanske en blogg är en stor del.

Hur kan du tänka annorlunda?

WebsidaEtt sätt är att själv skapa din webbsida. Det är inte svårt men kräver initialt lite tid av dig. Du behöver lära dig hantera programmet (WordPress) och skriva text samt lägga in bilder.

Detta kan du lära dig på fem (5) veckor om du går min onlinekurs. Vill du veta mer? Hör av dig till mig via mail eller boka dig för kursen på den här länken:

Skapa en professionell webbsida

Lycka till med din sida!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

 

 

 

Gör en bedömning av dig själv

Kom ihåg att vi oftast upplever mer än en tanke/känsla samtidigt. Men var och en av dem ger dig information som gör att du kan lära mer om dig själv.

För att ytterligare utöka din självmedvetenhet, bör du undersöka hur dina känslor påverkar din prestation, ditt beteende, och dina relationer. Såvida du inte arbetar helt ensam, bör du undersöka hur dina känslor påverkar andra personer i din omgivning. Du vet vad det innebär om du i din omgivning har personer som ständigt ”byter kappa”, personer med dåligt humör. Helst undviker du kanske dem. Detta är speciellt viktigt ifall du har en roll i form av ledare, inte nödvändigtvis chef. Om du har någon form av ledande roll, måste du förstå att ditt beteende kan sabotera framgången för hela teamet om de inte är medvetna om vad deras känslor skapar hos varandra.

Självbedömning

Vad innebär självbedömning?

Under mina år som certifierad handledare för Försvarshögskolan i Sverige, har jag sett hur många personer har utvecklats och växt baserat på olika självbedömningstester. Numera har jag skapat en egen kurs för självutveckling. Den heter ”Utveckla dig själv (eller dina karaktärer – om du skriver)”. Vill du verkligen utvecklas rekommenderar jag dig att gå den. Du får tillgång till 33 tester som samtliga kommer att påvisa saker som du kan utveckla hos dig själv. Vill du boka dig? Klicka på länken ovan. Den här onlinekursen har för tillfället ett fantastiskt pris. Motsvarade tester hade kostat dig närmare 50.000 kronor om du skulle göra dem i samband med andra utbildningar.

Självbedömning inbegriper tester och förståelse för dina styrkor och svagheter. Om du läst mina tidigare blogginlägg, har du kanske redan kommit underfund med vad du kan förbättra och eliminiera hos dig själv.

Människor med stark förmåga att utvecklas lär ständigt av nya erfarenheter eftersom de vet att de kan förbättra vissa områden. De ser på sina svagheter som möjligheter till självförbättring och utveckling. De kan skratta åt sig själva och accepterar svagheten som ett nuvarande tillstånd – inte som någon ofrånkomlig realitet. De är öppna för förändring och proaktiva sökare av feedback från andra för att de verkligen vill få all information som möjliggör självutveckling.

Verktyg

Verktyg

Det finns mängder med tester för EI (emotionell intelligens). Tester som hjälper dig ta reda på var du befinner dig i utvecklingskurvan. Bara genom att vara medveten om möjligheterna kommer detta att utveckla dig. Här får du några frågor att starta med. Svara så ärligt du kan på var och en av dem. Utgå helt från dig själv och den uppfattning du har om dig själv. Vill du fördjupa kunskapen kring frågorna så ställ dem till andra och be dessa personer svara på hur de upplever just dig.

  1. Du känner dig deprimerad och en vän frågar dig hur du mår. Du svarar:
    1. Storartat!
    2. Bra, tack!
    3. Jag vet inte
    4. Inte så bra
    5. Jag känner mig deprimera
  2. Om din närmaste person säger något sårande vill du:
    1. Bryta upp
    2. Gå din väg
    3. Försöka ge tillbaka
    4. Säger du: ”Du sårar mig”
    5. Säger du: ”När du säger så som du precis sa, sårar du mig verkligen”
  3. När någon upptäcker att du har gjort ett misstag, händer följande:
    1. Du förnekar det
    2. Skyller på någon annan
    3. Försvarar dig
    4. Påminner dem om när de gjorde ett misstag
    5. Tackar dem
  4. När du är rädd och orolig för något, händer följande:
    1. Du oroar och oroar och oroar dig
    2. Försöker att inte tänka på det
    3. Ignorerar det och hoppas att det försvinner av sig självt
    4. Funderar allvarligt på möjligheten att det blir verklighet och vilka alternativ som då yppar sig
  5. Om någon talar om för dig att du gör dem upprörda, säger du:
    1. Äsch, du är alltför känslig
    2. Ja men jag skojade ju bara
    3. Jag är verkligen ledsen (och sedan ställer du frågor till dem för att försöka förstå vad det egentligen var du sa som gjorde dem upprörda)

Som du förstår av ovan frågor är det sista svaret det som visar på den högsta nivån av emotionell intelligens. Om du väljer ett annat svar: GRATTIS! Du har identifierat ett område som du kan förbättra hos dig själv. Var medveten om vad som händer dagligen och vilka svar du ger.

Glöm inte fråga andra om hur de upplever dig. Det är helt gratis att få feedback som gör att du växer även om svaren kan göra lite ont initialt. Men ställ frågorna till människor som du litar på och som bryr sig om dig. Du kan exempelvis fråga din chef, dina barn, din närmaste relation, dina vänner. Låt dem veta att du försöker lära dig hur du interagerar med andra och att de får vara ärliga i sina svar.

Två regler måste du vara medveten om när du använder dig av detta:

  1. Först och främst måste du lyssna aktivt. Du kan ställa följdfrågor såsom ”kan du förtydliga?”. Visa tydligt att du uppfattar vad de säger.
  2. Gå inte i försvar, förklaring eller förnekande! Ha ett öppet sinne och lyssna allvarligt för att förstå vad de berättar för dig. Kom ihåg att detta inte handlar om VEM du är utan HUR och VAD du gör i relation till dem, dvs ditt beteende. Saker som du kan ändra på – om du vill. Så, även om du inte gillar vad de säger, ta emot med öppna armar. Märker du att du skulle behöva be om förlåtelse för något – gör det! Rensa upp i relationen, så att säga.

Förutse dina känslor

När du utvecklar din emotionella självmedvetenhet kommer du att kunna identifiera dina ”triggers” såväl som inse vilka tankar/känslor som påverkade dig i en viss situation. Att bråka med någon kanske ger dig olustkänslor medan ett besök på SPA får dig att slappna av.

SPA

Du kan förutse hur du i framtiden vill känna i en bestämd situation. Förbered detta i lugn och ro. Lyssna på din egen inre dialog och praktisera förändringen.

I nästa blogginlägg kommer jag att berätta mer om självförtroende.

Vid pennan

Monica

Självmedvetenhet

Utan att vara medveten om vad du känner, kan du inte avancera i din utveckling. Självmedvetenheten handlar om:

  1. Emotionell självmedvetenhet
  2. Exakt självmedvetenhet
  3. Självförtroende

Med hjälp av ovan kan du utveckla dig själv till en starkare person. Först måste du bli medveten om din emotionella status och komma i kontakt med ditt inre. Genom att ta ett fast grepp om dina känslor och förstå hur de yttrar sig, kan du öka din självsäkerhet och din kontroll. Detta gör också att du kan minska din stress vilket blir en ”boost” för ditt självförtroende.

Låt oss titta djupare på detta.

Självmedvetenhet

Som du vet har jag under många år varit certifierad handledare för Försvarshögskolan och Utvecklande Ledarskap. Varje människa leder sig själv och behöver de kunskaper som ingår i detta.

Emotionell självmedvetenhet

Du kommer aldrig att kunna skapa dig ett lyckligt, produktivt liv om du inte är medveten om dina känslor och vart de leder dig. Givetvis kan du uppleva tecken på yttre succé såsom pengar, prestige och karriärframgång utan att lära dig hur ditt emotionella fungerar. Men vill du bli riktigt lycklig måste du vara fast besluten att ta reda på vad det är som gör dig lycklig. Samtidigt måste du eliminera allt som gör dig olycklig. Den kunskapen behöver du sedan använda dig av för att hantera ditt agerande.

Detta låter kanske simpelt men det är förvånansvärt få personer som är kunniga i att beskriva sina känslor när de dyker upp. Genom att fullt ut förstå och acceptera dina känslor, kan du tyda de meddelanden som du får om dig själv.

FramgångsRIK o LyckligSom jag har skrivit om i boken ”FramgångsRIK & Lycklig” handlar det om att omvandla drömmar till mål och säkerställa att du får ett resultat. (Skulle du vilja köpa boken, erbjuder jag den nu till extrapris. Klicka på länken och beställ. Ordinarie pris är 229 kronor. Du får den för 65 kronor exkl frakt.)

Tyvärr är vårt sociala liv och omgivningen inte alltid anpassad för känslor vilket är en av anledningarna till att vi gömmer dessa både för dem, och oss själva. Det finns en hel del forskning kring detta och man har kommit underfund med att människor använder sig av metoder såsom ätande, drickande, rökande, medicinerande, överdrivet tränande, samt arbetande för att ignorera känslorna. Folk stannar kvar på arbetsplatser med yrken som de hatar, i relationer som inte är tillfredsställande, eller blir fångade av negativa beteenden, eftersom de ignorerar känslorna som dessa saker framkallar. De blir bra på att rationalisera varför de om och om igen upprepar misstagen och exempelvis stannar i relationer som inte engagerar dem.

Samtidigt är de flesta medvetna om att under ytan är det något som inte är som det ska. Kroppen försöker informera om att de inte är lyckliga, att de är stressade, otillfredsställda, ensamma, rädda, eller har andra känslor som påverkar. De får information om att de behöver förändra men negligerar signalerna. Det verkar som om de helt har glömt bort att lyssna inåt.

När du utvecklar din emotionella självmedvetenhet kommer du att kunna specificera hur du mår vid varje given signal. Du kan identifiera var känslorna kommer ifrån, såväl som hur kroppen uttrycker dessa. Exempelvis kommer du att notera att du är arg och att musklerna är spända. Eller att du är orolig och att dina handflator är svettiga.

Öka emotionell självmedvetenhet

Att lära dig detta kräver träning. Under en längre tid måste du lägga dig vinn om att undersöka och identifiera dina känslor och var de kommer ifrån. Ju mer du tränar, desto mer lär du dig. Här är några tips som kanske kan hjälpa dig.

Checka dig själv

Planera ditt skrivande - gratis webinarBörja med att planera in tid för att öka förståelsen för dig själv. Planera vissa tider varje dag då kan testa dig själv i lugn och ro. Kanske en tid på morgonen, en på lunchen och en stund innan sänggåendet. Lär dig identifiera hur dina muskler mår vid dessa pass.

Gör så här:

Sitt stilla och tyst. Slut ögonen. Fråga dig själv nedanstående frågor och var ärlig i dina svar. Lyssna noga till din egen respons. Här är frågorna som du kan ställa:

  • Hur mår jag?
  • Vad känner jag?
  • Hur länge har jag känt så här?
  • Var i min kropp har känslan fastnat och på vilket sätt? Är jag spänd, biter jag ihop tänderna, känner jag mig trött? Har jag huvudvärk eller magont?

Etikettera dina känslor

Etikettera känslor

När du väl är kapabel att förtydliga dina känslor, kommer du att kunna identifiera vad som startade de negativa känslorna. I min värld är det oftast en tanke som startar åtminstone den negativa känslan. Finns det någon specifik ”trigger”? Så snart du blir smartare på att identifiera och förstå dina känslor och tankar, kan du sätta en etikett på dem. Kom ihåg att allt inte är negativt. Definiera de positiva känslorna också. Vi brukar säga att tankarna kommer från hjärnan medan de positiva känslorna kommer från hjärtat.

Några etiketter utifrån tankarna kan vara ilska, glädje, rädsla, sorg osv. Du kan även ge känslorna som tankarna startar en mening såsom ”helt slut”, ”utbränd”, eller vad som upplevs bekant kring känslan. Här är några frågor som du kan ställa för att identifiera dina ”triggers”.

  • När startade känslan?
  • Vad hände när känslan startade?
  • Har styrkan i känslan förändrats? Hur har den förändrats?

Lev i nu:et

Upplev dina känslor direkt när de startar. Vad talar de om för dig? Troligen har du upplevt dem tidigare som en slags varningssignaler, exempelvis om du går ensam i ett tufft område eller möter en skum individ på gatan. Kroppen signalerar då omedelbart att vi är utsatta för fara. Kanske har du upplevt detta och kallat det för intuition eller instinkt. Men samma typ av känslor framkallas i andra områden i ditt liv.

Bilder skapar känslorExempelvis om du åtar dig ett utmanande projekt på arbetsplatsen men plötsligt drabbas av ilska eller irritation. Vad säger det dig? Du märker kanske att du har tagit ”vatten över huvudet” eller att, som jag gjorde vid ett tillfälle, upptäcker att du har en massa ansvar men ingen befogenhet.

Försök att verbalisera alla dina känslor. Ge ord åt dem! Exempelvis kan du tänka: ”OK, jag är förbannad just nu. Jag känner det i magen och i ryggen. Vad försöker ilskan berätta för mig?” Om du lär dig tyda dina känslor kommer du att bli bättre på att hantera dem. Med andra ord, att identifiera känslan när den uppkommer, skapar kunskap om dig själv.

Gå till roten med problemet

Du identifierar tanken/känslan och ger den ett namn och undersöker vad den talar om för dig. Men du måste säkerställa att du verkligen förstår hela din emotionella upplevelse. Ibland noterar vi endast toppen av känslan.

Exempelvis om du upplever att du är arg. Vad finns under ilskan? Är du arg eftersom du känner dig sårbar och tappar kontrollen? Är du arg eftersom någon har fått dig att framstå i dålig dager, och du tror att de kommer att skratta åt dig? Är du arg eftersom du har accepterat en uppgift även om du inte vill åta dig den?

Alla rötterna är olika men resultatet av tanken/känslan är densamma. Så du måste vara villig att se bortom tanken/känslan och undersöka vad som finns bakom den. Om inte, kommer du att upptäcka symptomet och inte orsaken.

Det är också viktigt att inse att du sällan upplever endast en tanke/känsla. De kommer oftast som druvklasar. Ibland kan de till och med konflikta med varandra. Ta dig tid att identifiera varenda en av dem för att få fullständig information.

Lycka till!

Vill du veta mer? Fortsätt följ mina blogginlägg i ämnet.

Monica

Emotionell intelligens (EI) – fallstudier

EI påverkar framgång

Martin Seligman på Met Life (som är ett amerikanskt försäkringsbolag med inriktning Livförsäkringar) upptäckte vid en studie att de som hade högt EI också var mycket optimistiska. Optimistiska personer har en förmåga att fokusera på problem på ett sådant sätt att de blir externa för dem och temporära. Pessimistiska personer, däremot, betraktar problemen som om de uppkommer beroende på ett internt fel inombords och att dessa problem förblir permanenta.

Försäljare som är optimistiska säljer exempelvis 37% mer försäkringar än pessimisterna under sina första två år i bolaget.

Liknande tester visade på likvärdiga resultat inom företaget L’Oreal.

Ett annat exempel finns baserat på tester hos US Air Force. När de anställde personer, gjorde regeringen EI-tester som en del i rekryteringen. De noterade att personer med högt EI hade större kompetens avseende att vara bestämda, empatiska, lyckliga och brydde sig mer om sin omgivning.

Dessa resultat har legat till grund för ett antal företag som alla konstaterat att de genom att anställda personer med högt EI kan göra kostnadsbesparingar.

Många studier har konstaterat att de bästa ledarna i verksamheterna är de med högt EI. De som saknar eller har lågt EI är ledare som inte lyckas. Den gruppen har svårt att hantera förändringar i verksamheten, saknar relationer med de anställda, och misslyckas i samband med team-arbete.

En annan studie påvisar att EI har stor påverkan på säkerheten i en industri. Handledare med högt EI lyckades öka självförtroendet hos anställda så att de därigenom själva kunde lösa uppkomna problem. Detta gjorde att kund-klagomålen kunde reduceras med 80%.

Visst är det spännande forskning som gjorts kring EI?

Vill du läsa mer? Följ mina kommande blogginlägg.

Vid pennan
Monica

 

 

Visit Us On FacebookVisit Us On LinkedinVisit Us On YoutubeVisit Us On PinterestVisit Us On Google PlusCheck Our Feed