Currently viewing the category: "Verksamhetsutveckling"

Tänk som en e-handlare – sälj mer online

Ett av MiMs (Marknadsföreningens i Malmö) frukostmöten i våras handlade om lönsam digital försäljning genom att lära av e-handlarnas metoder. Vanligtvis ser vi på kommunikation och försäljning som två vitt skilda områden: medan kommunikatörer utgår ifrån ett mjukare varumärkestänk, jobbar säljare och e-handlare utifrån ett hårdare säljtänk. Men i den digitala världen blir vi alla e-handlare. Och tyvärr glömmer vi ibland bort att vi talar med reella människor i etern. För att lyckas behöver du ha ett holistiskt synsätt.

Du behöver mäta vad dina följare gör på dina sidor

Inte bara att de är där och läser utan få dem till att agera. Mät vad läsarna GÖR på din sida. Mät vad de gör på alla landningssidor. Ta reda på var klicken kommer ifrån.

Jesper FuglsangJag som utbildar och arbetar med digitala kanaler (sociala medier såväl som digitala onlineplattformar för mina 25 onlinekurser), konstaterade att det fanns några viktiga punkter som Jesper Fuglsang, vd för marknadsföringsbyrån Resultify, nämnde. Den allra viktigaste punkten, tyckte jag, var:

  • Varför händer si eller så?
    Det gäller att ha landningssidor till allt och att mäta dem VARJE DAG!

 

Jesper sa bland annat:

”Innan vi agerar som en ’e-commercer’, måste vi agera som en sådan.”

Historien började redan 1994 då Sting sålde en CD via en webbsida, berättade han.

Som ’e-commercer’ måste du mäta ALLT för att kunna optimera hela tiden

Det innebär att du måste börja med att sätta upp kommunikationsmål.

Skapa ett måldokument i vilket du definierar både affärs- och marknadsmål. Definiera sedan värdet av dessa mål. Målen i sig är viktiga men säger inget. Det är ditt ’varför’ som skapar mervärde.

En ’e-commercer’ har metoder för att mäta:

  • CPA = Kostnad per åtgärd
  • CPO = Kostnad per order
  • CTR = Klickfrekvens
  • CPC = Kostnad per klick
  • CPM = Kostnad per minut
  • ROI = Return on investment = Avkastning på investeringar, vilken räknas ut enligt (intäkt – kostnad för sålda varor/tjänster) / kostnad för varor/tjänster

Vad du behöver mäta är bland annat följande, enligt Jesper:

  1. Förstå kundens engagemang och förbättra ditt CTR – VARJE DAG
  2. Förstå kundens vanor och agerande på din site (oavsett kanal) – och förbättra detta – VARJE DAG
  3. Förbättra Marknadsvärdet VARJE DAG (dvs den resa som din kund gör på din site)

Du behöver definitivt bland annat, enligt Jesper:

  1. Förstå kundens behov och därmed skapa innehåll utifrån vad kunderna letar efter på Google
  2. Optimera med SEO (sökmotoroptimering) och skapa landingssidor utifrån dina varumären och erbjudanden
  3. Förbättra din webbsida med mjukvaror som förbättrar den för att uppnå vinster

Leta efter synergier

Jobba med innehållet på dina sidor och rikta det till ”rätt” målgrupp, vid ”rätt” tid och plats.

Ett effektivt tänk är att om målgruppen inte abonnerar på ditt nyhetsbrev, ge dem en påminnelse om att de ska göra detta, exempelvis via facebook.

Tänk effektivt och automatisera rätt

Med andra ord, för att tänka effektivt och automatisera rätt behöver du tänka utifrån effektivitet. Vad betyder det? Här är min definition av vad effektivitet är. Nedanstående gäller även för ’e-commerce’.

Effektivitet

För att du ska fixa detta, behöver du göra en digital handlingsplan som sträcker sig över 12 månader. Planen ska vara nedbruten till små detaljer som du därmed kan pricka av – VARJE DAG.

I planen ska du skriva in värdet för åtgärden – inte bara att något ska göras.

Handlingsplan digital

Lycka till!

Och glöm inte att jag erbjuder onlinekurser i sociala medier, att skapa webbsidor och att skriva attraktiva nyhetsbrev, bloggar och inlägg i sociala medier, exempelvis.

Lycka till med ditt mätande

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

Effektiva team 11 – Motivation, Maslows behovstrappa, samt Sluta gnälla

Motivation är drivkraft.

Din motivation/drivkraft styr dig.

Som jag tidigare nämnt handlar motivationen om yttre och inre, till och från. Den starkaste drivkraften har vi när vi har en inre till-motivation. Då anstränger vi oss lite mer än tidigare. Vi vill verkligen uppnå något, skapa ett resultat.

Vad kan du göra för att få fler i gruppen motiverade?

Vad kan du, som individ, göra för att få alla motiverade? Drivs ni av samma saker? Förmodligen inte! Det som en person älskar, kan en annan hata. Individens personlighet styr motivationen till stor del.

Behoven varierar.

Låt oss utgå från Maslows behovstrappa.

Maslows behovstrappa

De grundläggande behoven måste först tillfredsställas. Det kan handla om allt från mat till sömn, lön, arbete och allt som har med detta att göra.

Sedan kommer tryggheten in i bilden. Vi vill känna oss trygga och säkra annars uppkommer stress.

Kontakter och gemenskap är knutna till våra rädslor. Vi vill bli inkluderade i gruppen, kunna påverka, samt känna oss omtyckta. Gemenskapen är viktig. Vi är alla flockdjur även om vi är olika som individer och har olika behov av gemenskap. Är du introvert vill du gärna få egentid medan du – om du är extrovert – får energin i gruppen.

Att berömma är viktigt, få erkännande för att vi gör rätt och bra saker. Då får vi kvittens på att vi kan påverka gruppen. Vi har olika behov av ansvar och befogenheter men alla vill känna sig behövda och med det följer ansvar. Jag minns en specifik händelse i min närhet, nämligen Svedala-rocken som årligen infinner sig. Det finns personer där som gör allt för att vakta ett förråd. Alla jobbar ideellt. Att få utvecklas genom att få ett ansvar för något, gör att varje individ stärks.

Det är på så sätt vi kan självförverkligas.

Fundera över vad ditt driv är. Var i Maslows pyramid finns dina behov? Nedan ser du mitt driv. Det är det som ligger till grund för den här serien blogginlägg, exempelvis.

Min mission

Har du under åren haft samma behov eller har de förändrats baserat på din ålder?

Hur kan du skapa motivation i gruppen?

Det är viktigt att tänka på att vi har olika behov av premiering. Jag uppskattar inte att få något inköpt från en loppis men tycker om att bli offentligt applåderad. Hur är det för dig? Detta ligger i vår personlighet. I min yrkesroll har jag styrkor som gör att jag både kan stödja och instruera, vilket underlättar. Hur ser dina styrkor ut? Har du reflekterat över det?

Iaktta din omgivning, individerna i gruppen

Hur fungerar dina kollegor i gruppen? Vad motiverar dem? Ta reda på detta. Vad driver dem? Kanske har de inte ens själva funderat över frågan. Ge dem tid att grunna.

Vad händer i gruppen om någon börjar kritisera eller klaga?

En klagofri världDen här boken är mycket användbar. Under en predikan sommaren 2006 talade pastor Will Bowen om för sin församling att han ville göra världen till en klagofri zon, och för att bevisa att han menade allvar delade han ut lila armband till alla församlingsmedlemmarna och gav dem en utmaning.

”Varje gång du kommer på dig själv med att klaga, ta av dig armbandet och flytta det till andra handleden.”

Det tar månader att lära sig sluta gnälla.

Vill du veta mer?

Titta på den här lilla filmen och lär:

 

Att ge feedback till någon för att de ska lösa ett problem, är INTE att klaga! Klaga är när du talar illa om något eller någon utan att åtgärda eller ge information till den det berör. Kom ihåg att feedback handlar om växtkraft, dvs konstruktiv kritik på något någon GÖR (inte hur någon ÄR).

Att gnälla handlar om att förstora problem utan att leta efter en lösning. Som Will Bowen säger på filmen: ”Hur många möten har du haft i livet där ni har klagat utan att komma till en lösning?”

Du formar själv ditt liv men orden du uttalar signalerar hur du uppfattar livet. Att säga:

”Vi lever bara en gång”

kan vara helt fel.

”Vi lever VARJE dag och dör en gång!”

Våra tankar påverkar vårt liv. Jag tänker prata mer om detta längre fram eftersom jag numera arbetar med ett verktyg för beteende-kreativitet.

Mycket av vad Will Bowen säger på filmen, är tänkvärt. Kropp och själ synkar med vartannat. Det vi tänker blir verklighet. Bowen säger att gnäll förstör relationer, gruppkonstellationer, möjligheter i livet och vår karriär.

Diskutera problemlösningar och sluta gnälla.

Varför gnäller vi?

På grund av någon av följande anledningar:

  1. Få uppmärksamhet (människor är sociala djur och vill få uppmärksamhet men vet inte hur)
  2. Minska eller ta bort ansvaret från sig själv
  3. Skapa avundsjuka/skryta men egentligen handlar det om påvisa hur bra de själva är
  4. Makt för att få dig på sin sida
  5. Be om ursäkt för dåligt uppförande (rationella lögner om varför de inte lyckades)

 

Hur får du någon att sluta gnälla?

Ställ följande fråga till dem eller gör så här:

  • OK, vad funkar bra?
  • Om det skulle gå att göra, vad skulle du göra då?
  • Komplettera motsatsen! Beröm dem!
  • Se till att inte bli involverad – Det låter som om du har viktiga saker att tala med X om
  • Hur planerar du för att få succé nästan gång?

Gnäll är en sport för att få överdriva, den ene kan värre än den andre.

21 dagar formar en ny vana. Gnäll är en ovana.

Skaffa armbandet eller ta ett vanligt gummiband. Sätt det på armen. Varje gång du gnäller, flyttar du det till den andra armen.

Oftast tar det 4-8 månader innan du är gnällfri. Vänta inte! Förhala inte! GÖR DET NU – eller som vi säger: NAVIGERA DIREKT!

Lycka till!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

 

Effektiva team 10 – Ledarskapet

Ledarskap är något komplext. Alla kan inte bli ledare. Det krävs specifika egenskaper och dimensioner såväl som personlighetsdrag. Inom Försvarshögskolan som jag tidigare arbetade med som certifierad handledare för ledarskap, finns en formel som ligger till grund för ledarskapet:

Ledarskapsformel

Formeln har en koppling till Gausskurvan med påverkan på enskilda tankar, handlingar, känslor såväl som vanor.

LedarskapsfunktionerDu måste ha motivation (M) gånger personlighet (P) där viktiga faktorer är personlighet och förutsättningar.

Viktigt är att ta hänsyn till det organisatoriska isberget. Själva isberget är symbolen för att gruppen har löst sina uppgifter på ett bra sätt.

Isberget

Men i haven nedanför finns själva isberget som inte är synligt. Detta sjuder i gruppen. Här ser du exempel på vad som kan finnas under ytan:

  • Maktkamp
  • Passivt ledarskap
  • Grupp-tänkande
  • Stress-reaktioner
  • Kulturskillnader
  • Förtroendekriser
  • Misslyckanden
  • Policybrott
  • Olösta moraliska dilemman

Det är också viktigt att skilja på rollerna Ledarskap och Chef.

För att utvecklas i ditt ledarskap och för att få ett effektivt team, behöver ni grunna över följande och diskutera utifrån vad var och en av er kommer fram till.

  • Tänk tillbaka på någon person i ditt liv som påverkat dig eller satt tydliga spår!
    • Plocka ut ett gott exempel och ett mindre bra exempel på en god ledare!
  • VAD gjorde han/hon som påverkade dig – eller VAD underlät han/hon att göra?
    • Gör en lista på goda respektive mindre goda egenskaper. Diskutera utifrån listan.
  • Beskriv personens beteenden!  
    • Vilka beteenden är det ni vill ha i gruppen? Gör en lista på dessa.Ett engelskt uttryck fritt översatt till svenska är:

Det finns inte EN given definition som ständigt fungerar. Varje situation kräver sin lösning. Succé i gruppen uppnås när alla vet vad som är rätt och fel för stunden och hela tiden baserar er diskussion kring detta och utifrån individernas förmågor.

Ett engelskt uttryck fritt översatt till svenska är:

Ta hand om örena

Pundet förvaltar sig självt, som ordspråket lyder. Det handlar om investeringar i tid, engagemang och omtanke.

Glöm ALDRIG berömma varandra!

Gott ledarskap är en konst. Det sker inte av sig självt. Gruppen behöver ta hand om ledaren och ledaren om gruppen. Gruppen behöver också ta hand om gruppen och varje enskild individ.

Effektiva team måste ständigt arbeta med att förbättras. Det är något ni konstant måste jobba med. Erfarenheten gör att ni utvecklas.

Karisma är något vi talar tyst om i Sverige. Och ändå är det otroligt användbart. Här får du receptet på vad karisma betyder:

Karisma: Makt, uppmärksamhet, omtanke

Lycka till med att skapa effektiva team

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Effektiva team 9 – Främja idégenerering

Om ni i teamet vill utveckla effektiviteten rekommenderas följande.

IdégenereringJag minns när jag, för många år sedan, arbetade som konsult på dåvarande AmuGruppen Delta Verksamhetsutveckling. Vi hade en av de bästa chefer jag någonsin upplevt. I gruppen hade vi en del idéer och även problem som behövde förbättras/förändras. Chefen var alltid tillgänglig. Jag knackade på hos henne och blev insläppt. Omgående presenterade jag min idé och hon lyssnade aktivt. När jag var klar sade hon:

– Så intressant! Och vad hade du tänkt göra åt situationen? Hur skulle du vilja lösa problemet?

Jag berättade om min lösning. Återigen lyssnade hon och sedan frågade hon om hon fick komplettera och komma med ytterligare förbättringsförslag. Gissa om jag var tacksam?

På så sätt kom vi fram till en helt ny teknik kring hur vi i gruppen skulle arbeta. En effektiv lösning implementerades baserat på mina och gruppens idéer.

Låt oss nu anta att chefen inte hade varit där. Vad hade då hänt med vår idé? Förmodligen hade den glömts bort, förpassats till någon dunkel vrå i hjärnan. Ögonblickets magi hade försvunnit. Problemen hade bestått och irriterat oss. Kanske hade vi rent av tappat intäkter baserat på detta.

Det är således inte ovanligt att det är så det går till ute på företagen. Vi missar chansen när den väl kommer. Hur hanterar ni idégenereringen? Tänk noga igenom. Hur skulle ni kunna hantera den?

Poängen är att alltid ha frågan/svaret:

Vad hade du tänkt ...

Varje gruppmedlem bör tänka i dessa banor. Och sedan bör ni ha någonstans där ni kan dokumentera idén omgående och följa upp den gemensamt.

Som NLP-coach och hypnosterapeuth rekommenderar jag varmt att alltid tänka denna tanke. Även individuellt. Så snart du har ett problem kan du enkelt påbörja lösningen med denna simpla fråga. Inom NLP:n har vi en metod som heter NÖHR. Den står för:

NÖHR

Metoden är oslagbar.

Hur skulle du vilja lösa problemetFöreställ dig att du har ett problem. Här ser du ett fiktivt personligt problem som jag nyligen tampats med. Jag älskar nämligen att spela golf men konstaterade att det inte alls gick som jag ville. Mina puttar funkade inte. Jag brände flera onödiga puttar och förlorade golftävlingarna som jag ställde upp i.

Med hjälp av ovanstående metod och en självhypnos som jag har skapat, kan jag – när jag använder den – både vinna och spela golf så att jag är stolt över mig själv.

För att exemplifiera med ovan metod blir det förenklat så här:

N: Nuläge – puttar dåligt
Ö: Önskat läge – vill putta som ett proffs
H: Hinder – tankar som stör
R: Resurser (Resultat) – Måste lära mig stänga tankarna och därmed få ett resultat som jag är stolt över

Boken FramgångsRIK o Lycklig

Exakt hur metoden går till finns med i min bok ”FramgångsRIK & Lycklig” som du just nu kan få köpa av mig till mitt inköpspris. Den kostar då 66 kronor + frakt (59 kronor). Totalt 125 kronor mot ordinarie pris 229 kronor + frakt.

Beställd den via denna länk:

Ja tack jag vill köpa boken FramgångsRIK & Lycklig

 

Lycka till med förändringen av idégenereringen och framgången som väntar runt hörnet

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

 

 

Effektiva team 8 – Olika typer av feedback

Förra veckan skrev jag ett inlägg om hur ni arbetar med idé-processen. En viktig del i den är feedback.

För att förtydliga detta, vill jag betona vikten av olika typer av feedback. Alla idéer behöver feedback. Här är några olika typer av feedback som ni kan utnyttja.

Kundens feedback

TackVi har alla kunder – interna eller externa. I en grupp är vi alla interna kunder åt varandra. Ibland behöver vi fråga efter feedback. Glöm ALDRIG tacka för den feedback du får. Den är extremt värdefull.

Kundfeedback kan inbegripa:

  • Information om produkter/tjänster/idéer
  • Förpackningar (även tjänster och idéer förpackas olika)
  • Konversationer och diskussioner kring idén
  • Research för att utveckla idén

Aktivitetsfeedback

FeedbackI detta ingår reaktioner på hur du presenterar din idé. OBS att jag – när jag talar om feedback – aldrig hänför detta till kritik. Feedback är något som gör att vi växer. Kritik är att hacka ner. Men vi kan lyssna in andra och uppfånga saker som gör att vi kan förbättra både vår presentation, vårt beteende och vår idé.

En idé ska leda till förbättringar. Samma sak gäller feedback. Den ska göra att mottagaren kan utveckla idén och sig själv.

Be om feedback! Både avseende din presentation, ditt beteende och din idé.

Klara idéer färdiga att sjösättas

SjösättVissa idéer går att sjösätta omgående, andra behöver någon liten justering.

Om din idé är klar, be ändå om feedback för att säkerställa att den är direkt användbar.

Råd från specialister

En mycket god idé i sig själv är att skapa nätverk kring detta med idé-formering. Skapa en process som innehåller någon form av träning och utveckling för själva idén. Knyt an till specialister inom området och be dem om feedback. Var tydlig när du ber om feedback så att du får återkoppling som gör att du och idén kan utvecklas. Jag minns när jag hade utkommit med en fackbok att några specialister erbjöd sig komma med feedback. Nio av tio gav mig positiv feedback, många till och med berömde min bok och berättade hur den stärkte dem i deras utveckling. Men den tionde specialisten tyckte att han var förmer än alla andra och satte sig på höga hästar. Han gav enbart kritik och oavsett hur välment den var, orkade jag inte ta in den. Därför är det viktigt att betona VAD det är du vill ha feedback på och gärna också hur de ska förmedla detta till dig.

Eftersom jag är författare, överlämnar jag gärna mina texter till testläsare och lektörer. Texten är min baby och jag vill verkligen att den ska växa. Däremot vill jag inte bli sågad längs med fotknölarna. Det har varken texten eller jag nytta av.

Tyvärr är det inte helt enkelt att varken ge eller ta emot feedback. Här får du några tankar kring detta.

Be om muntlig feedback

Muntlig feedbackDet är mer eller mindre hopplöst att tolka skriftlig feedback. Be därför gärna om detta muntligt med skriftliga kompletteringar. En skriven mening misstolkas ofta beroende på att vi inte kan höra fraseringen och betoningarna.

Jag varnar därför kring att skicka e-post med feedback. Det kommer garanterat att missförstås. Ett mail kan bekräfta vad ni diskuterat – i efterhand.

Att börja med orden:

– Min upplevelse av …..

är alltid en god start. Ingen kan ta ifrån någon annan en upplevelse. Den äger vi.

Att ge feedback bör följas av orden:

– Och jag skulle önska att ….

De orden får motparten till att lyssna. Att säga ”du ska …”, ”du bör …” eller liknande blir en kommendering och kan lätt misstolkas.

 

Ja kanske har du rent av missförstått vad jag har skrivit här? I så fall får du gärna ställa frågor till mig så att jag har möjlighet att förtydliga vad jag menar.

Lycka till med att ge och ta emot feedback!
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Effektiva team 7 – Skapa förutsättningar för idé-processen

Hur ska ni i gruppen uppmuntra varandra för att skapa idéer?

Gör förutsättningarna glädjefyllda. Idéerna behöver inte vara kompletta. Låt dem blötas och stötas gemensamt. Förkasta, försvara och förklara inget! Utnyttja feedback-trappan för idé-processen:

Feedback-trappan

Lyssna och bearbeta! Förändra gemensamt och uppnå nya val, nya möjligheter.

kommunikationshandenKom ihåg att ifrågasättande av arbetsprocessen utifrån min kommunikationshand (som du ser här) är en bra grogrund för nya idéer.

Uppmuntra varandra! Låt det undermedvetna arbeta parallellt med det medvetna sinnet.

Leta lösningar – inte problem! Använd begreppet ”sova på saken” vid varje idé. Då kommer ni alla att få ut mängder med tänkbara lösningar.

I tidningen Vetenskapens värld skrev de en gång något om att en idé kräver tankar men inte så djupa att ditt sinne inte kan filosofera fritt och hitta åtskilligt nytt.

Research är nyttigt. Walt Disney sägs ha haft olika rum för de anställda i själva kreativa processen. Fritt översatt såg de ut så här:

  • Drömrummet
    Här tilläts ingen att säga nej till en idé
  • Utförarrummet
    Här bearbetades idén vidare baserat på frågor som: Hur ska vi genomföra detta praktiskt?
  • Kritikerrummet
    Här gick de igenom möjliga scenarier, risker, fel och nya problem som kan uppstå utifrån idén

Mitt råd till er som grupp är således, skapa era mentala rum och jobba i dem som grupp.

Det är inte ovanligt att man arbetar så här i konsulterande team. Där träffas de kanske och äter en gemensamt lunch samtidigt som de – utifrån ett visst ämne – diskuterade nya möjligheter. Om alla gillar att mötas, blir resultatet kreativt. Därför är det viktigt att alla får känna sig betydelsefulla, kompetenta och omtyckta. Detta är våra tre rädslor som annars styr oss negativt. Om någon blir ignorerad, förödmjukad eller avvisad, skapas rädslor.

Lycka till med idé-processen!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

Effektiva team 6 – Skapa team-kreativitet

Bland det viktigaste som finns för framgångsrika team är skapandet, att ständigt hålla idéer vid liv, ha en tillåtande atmosfär som ger upphov till kreativiteten. Det behövs ständig förnyelse för att öka effektiviteten både gällande gruppdynamiken och gällande själva förfaringssättet. Exempelvis behöver vi ofta förnya oss inom områdena:

  • Produkter och tjänster
  • Kundservice (både extern och intern)
  • Administration
  • Ledarskapet
  • Motivationen för gruppen
  • Försäljning och marknadsföring
  • Tillverkningen / Skapandet av både fysiska produkter och mentala tjänster
  • Finansieringen

Du kan säkert komma på fler tillfällen när kreativiteten hjälper gruppen att växa. Hur ser det ut i din grupp? Vad kan ni förbättra?

Ibland kan en idé vara viktigare än allt annat och skapa stora förändringar inom organisationen och strategin för gruppen. Förkasta aldrig en idé, även om den är liten. Den kan, i sig, leda till stora framgångar. Det kan vara ett enkelt ord som skapar förutsättningar för stor påverkan i framtiden. Den kan ligga till grund för en slogan. Och varje grupp behöver en egen slogan eller en egen uttalad mission. Dessutom är det aldrig fel att fundera över visionen för gruppen samt målen.

Min mission, vision och mål är följande:

Vision-Mission-Mål

Kom ihåg att de goda idéerna inte bryr sig om vem som kläcker dem. I gruppen bör samma inställning finnas. Det är inte upp till ledaren i gruppen att vara försedd med idéerna, däremot att ta hand om dem. Alla i gruppen bör bidra till utvecklingen.

En viktig detalj är att tillåta alla att se vilka idéer som kommer in samt att få följa dem för att konstatera vad ni gör med dem. Det finns programvaror för detta, exempelvis BPMS, Business Process Management System. Men om programvaran saknas går det bra med ett gemensamt kalkylark exempelvis där alla får tillgång till alla idéer och ni ser i vilket skede idén befinner sig.

Den kreativa processen

En idé poppar inte upp varje dag och den är oftast inte färdigutvecklad. Låt den mogna men inte självdö!

Bra idéer och inspirerande moment är sällsynta. De bör förfinas. Hur många gånger testade exempelvis Thomas Edison glödlampan innan den fungerade? Monet målade tavlan ”Näckrosdammen” 109 gånger innan han var nöjd.

Viktigast är att gruppen har tydliga, gemensamma mål. Mål handlar inte om vad ni ska göra utan om vad ni skulle vilja uppnå för resultat. Det handlar mycket om att hitta lösningar på något specifikt problem. Börja därför med att identifiera detta. Problemet kan vara att något tar för lång tid att utföra, eller kan det handla om kostnader alternativt investeringar i gruppen (och då menar jag både i tid och pengar).

Låt oss titta på vad som ingår i den kreativa processen.

Tiden

Avsätt tidKreativa personer vet att idéerna inte bara poppar upp av sig själva. De avsätter tid för kreativt tänkande. Genom att skapa en disciplin runt processen, är det enklare att ta tillvara själva idén. Men kom ihåg att kreativiteten inte föds vid stress. När alla är upptagna med annat, blossar sällan idéer upp. Utan idéer kommer både gruppen och arbetet att vissna.

Göra rätt saker

Idé-kläckningDet finns ingen magisk formel för idékläckning. Inga enkla medel skapar goda idéer. En god idé måste mogna i en aktiv process. Exempelvis kan ni använda er av metoden Kanban för att eliminera flaskhalsar i arbetsgången. Genom denna metod får ni kläm på om ni gör ”rätt saker vid rätt tillfälle” och stoppar överarbeten på fel belastningsställen.

Rätt attityd och en positiv idé-kultur

Tillåtande attitydSäg aldrig till en gruppdeltagare att hen inte kan klämma fram en idé. Då blir det dömt för misslyckanden. Motivera varandra att komma med idéer – oavsett när och hur ni delger dem.

Skapa en kultur i gruppen som är tillåtande och förlåtande. Låt gärna gruppledaren vara den som initierar detta. Då får det bäst spridning. Tänk på hur Toyota startade metoden Lean. Inom denna verksamhet fanns en mycket tillåtande och förlåtande attityd och miljö.
När jag började jobba med Lean i slutet av 80-talet, fick jag lära mig att det var okej att stoppa en maskin på Toyota även om det skulle kosta tusentals eller miljoner kronor för företagsledningen. Så länge det fanns anledning att stoppa för att skapa förbättringar, vill säga. Vilken ljuvlig attityd, eller hur?

Lycka till med att skapa kreativitet i gruppen. Nästa vecka ska jag berätta om hur du kan skapa förutsättningar för själva idé-processen. Tills dess, ha en härlig vecka!

Monica Ivesköld
Milord Inpiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Effektiva team 5 – Förfina gruppen

Delegera

Ibland kan vi uppleva att det går fortare att göra något själv än att delegera eller samarbeta. Därför är valet av utsedd medlem viktigt. Se till att en person med rätt färdigheter och kunskap hanterar uppgiften. Ta reda på vad samtliga kan i gruppen. Var och en av oss är skickligast när vi tycker att saker är roliga (motiverad), när vi upplever att vi faktiskt kan utföra uppgiften (kompetens och färdighet).

Beröm varandra! Lär av varandra och utvecklas genom detta.

Tänk på att vi växer av att få vara delaktiga. Det finns människor som kan offra halva livet för något som en annan person upplever som en ”struntsak”. Öppna upp er för varandra. Ge varandra utrymme.

Öppen kommunikation

I boken Mer än bara ord som jag refererade till i förra inlägget, finns tipsen som hjälper till att öka kommunikationen. Den boken blev nominerad som årets projektbok 2018 (men vann inte).

Innan ni säger saker till varandra, se till att hjärnan är med. Alla människor har inte empatisk förmåga, tyvärr, så hjälp varandra att öka empatin i gruppen. Vill du läsa mer om emotionell intelligens, läs mina inlägg om detta. Du hittar dem här på denna länk:

Inlägg om emotionell intelligens

Nyckeln till god kommunikation handlar alltid om förberedelser.

Tänk efter:

  1. Hur kommunicerar du?
  2. Är du tydlig (i din e-post, vid möten, när du dokumenterar)? Om du tror att alla förstår, bör du genast tänka om. Vi kan aldrig bli tydliga nog. Se nedan om dina logiska nivåer
  3. Kommunicerar du på ett sätt som når mottagande persons personlighet, den person med vilken du talar, kan ta emot?

5 logiska nivåer

Ovanstående påstående kan tyckas klart, men det är INGEN som egentligen kan tolka vad vi säger vid skrift. Däremot när du talar, kan mottagaren uppfatta, beroende på intonation.

Effektiva möten

Bra möten ska vara informativa och roliga. För ett antal år sedan jobbade jag med möteseffektivitet. Det finns många forskningsrapporter kring hur ett möte bör vara för att upplevas positivt, men återigen, allt är beroende på vilken typ av personlighet du har. Det är lika svårt att tillgodogöra allas behov som att välja en film och hoppas på att alla gillar den. Det är också därför vi är olika när vi läser böcker (om vi gör det).

Se till att ni har lagt in hur mötena ska hanteras i policyn. Möten kräver förberedelser och regelverk.

Kom ihåg följande för effektiva möten:

  • Mål: Sätt alltid ett tydligt mål för mötet. Syftet med själva mötet ska vara synligt. Det är stor skillnad på att ha ett arbetsmöte jämfört med ett beslutsmöte eller ett informationsmöte.
  • Agenda för mötet: Det är mycket viktigt att det finns en dagordning och att ni håller er till den och den angivna tiden.
  • Tiden för mötet: Skriv alltid in både start- och sluttid för mötet. Ett tips är att ha olika typer av möten med olika längd. Gärna via ett i förväg utdelat schema
  • Förbered dig: Läs noga igenom allt inför mötet. Är det ett beslutsmöte, måste du ha skapat dig en uppfattning i förväg. Är det ett arbetsmöte behöver du ta fram argument och idéer som du kan dela med dig
  • Se till att punkterna kommer i rätt ordning på mötet: Om mötet innehåller både information, arbete och beslut, måste de komma i denna ordning
  • Vem ska delta i mötet: Finns det andra personer än projektgruppen som ska vara delaktiga?
  • Lyssna in samtliga: Låt endast EN person tala åt gången och lyssna aktivt. Ställ frågor. Om någon blir långrandig, var beredd att bryta
  • Ge varandra feedback innan mötet avslutas: På så sätt kan ni förbättra mötena inför nästa gång

Ett effektivt team såväl som effektivt möte följer följande devis:

Planera arbetet och arbeta utifrån plan!

Ni måste veta vart ni är på väg! Följ planen och skapa delmål på vägen.

Lycka till i teamet!

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Effektiva team 4 – Förädla gruppen

Under de första tre veckorna har jag berättat om vikten av att tänka på vissa saker gällande effektiva team. Här har du en bild över detta.

Skapa effektiva team

Hur gör vi för att förädla teamet?

KommunikationshandenEtt sätt är att vara noggrann med uppföljningen, ett annat är att etablera tydlig policy.

Med policy menas att ni har diskuterat fram VAD, VEM, NÄR, VAR, VARFÖR, förväntningar och ansvar/befogenheter, se min kommunikationshand.

Etablera proceduren och arbetssättet för att uppnå mål och resultat. Att ha en tydlig policy innebär att ni eliminerar osäkerheten. Med policyn undviker ni Ad Hoc-aktiviteter och bråttom-agerande vilket annars leder till mindre bra kvalitet för projektet. Policyn hjälper till att hålla en gemensam attityd i gruppen. Genom en god policy etablerar ni möjligheten till effektivitet i gruppen. Den ska hjälpa er frigöra tid från onödiga diskussioner som annars kan ta kraft och tid från gruppens prestationer.

Konsultera varandra – hjälp varandra!

Tillåt er vara behjälpliga. När någon kör fast, ska det kännas naturligt att få hjälp, att fråga andra gruppmedlemmar och därmed komma vidare i arbetet med uppgiften.

Tänk på följande:

  • Fyra ögon och öron fungerar bättre än två. Många är väldigt kreativa och ser lösningar direkt medan andra personligheter har svårt att gå utanför ramarna. Tänk på att extremt kreativa personer är ett stöd men inte alltid levererar utan påtryckningar. Att vara kreativ innebär inte att producera utan att skapa förutsättningar utifrån en idé.
  • Motivera varandra. Vi människor gillar att göra sådant som upplevs inspirerande. Många har stort behov av att exakt veta HUR en uppgift ska utföras, andra ”dör” om de inte får skapa möjligheten själva. Motivation är A & O. De flesta gillar att få bidra med något. Tillåt därför varje personlighet att få bidra med det som är unikt för just den personligheten. En del är hastiga personer, andra kan pilla länge med en uppgift (pedanteri).
  • Noga uppföljning av framstegen i projektet krävs. Stäm av kontinuerligt och ha ett tillåtande klimat. Alla måste få säga sitt.

Behåll disciplinen i gruppen

Lägg lagar och förordningar åt sidan. Ha högt i tak men följ policys. För att synliggöra vad som kan gå fel, skapa riskanalyser och gör SWOT-schema. Här nedan ser du en riskanalys och hur du bygger upp den.

Riskanalys

Här ser du en SWOT-analys:

SWOT

I boken Över Mållinjen, som jag medverkat i, finns en del förtydligande kring hur du kan skapa möjligheter för att nå mål. I boken Mer än bara ord, som jag också medverkat i, finns tips på hur du ökar kommunikationen i projektgruppen.

Över mållinjen och Mer än bara ord

Om du är intresserad av att nå framgång, rekommenderar jag dig att läsa dessa böcker.

Kom ihåg att obeslutsamhet i en grupp försvårar både kommunikationen och effektiviteten.

Policy är till för att hjälpa – inte stjälpa. Låt oss anta att en gruppmedlem konstant kommer för sent till mötena eller har en massa undanflykter för att inte ha utfört sin uppgift, då måste policyn vara sådan att alla vet hur de ska agera utifrån den. Se till att ni har upprättat denna tydlighet innan uppstart.

Definiera tydligt hur ni vill att mötena ska vara i gruppen. Är det tillåtet att ha mobiler igång, exempelvis? Gå igenom etiken och skriv in hur ni vill samarbeta i er policy. Finns det något som ni absolut inte vill tolerera? Skriv in det! I nästa blogginlägg skriver jag mer om möteseffektivitet.

Utveckling i gruppen

De flesta medlemmar vill utvecklas. Att få lära sig saker, gör att vi växer. Att utvecklas innebär att:

  1. Få kunskap
  2. Utveckla färdigheter
  3. Förändra attityder

Fundera över hur ni ska skapa utveckling i gruppen.

Lycka till med att bygga effektiva team! Jag återkommer mer fler tips nästa vecka. Följ mig då.

Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Effektiva team 3 – Motivera och planera!

Här är några väl utvalda tips för att leda team så att gruppmedlemmarna presterar sitt absolut bästa. Dessa tips håller i åratal för problem som uppstår i gruppen.

Motivation

Går det att påverka individens prestanda?

Javisst går det! Och i ett effektivt team är det en absolut nödvändighet. En duktig ledare får andra att åstadkomma saker, andra att uppnå målen. Ledaren kan inte göra allt själv. Men du måste låta dem göra det på sitt eget vis. Det gäller att kunna delegera och på rätt sätt.

Ledarskapet tar tid. Du måste avsätta tid för att få igång andra personer, få dem att koncentrera sig på nyckelfrågorna och de aktiviteter som skapar resultat. Dessutom är det viktigt att kunna mäta. Alla måste se vad som presteras. Gruppen måste bli medveten om vad effektivitet, produktivitet och vinst innebär. Men någon magisk formel för detta, finns inte. Jag brukar säga att det hade varit lättare att få ett effektivt team om jag hade kunnat dela ut en ”rosa tablett” för effektiviteten. Så är självfallet inte möjligt.

Det finns helt enkelt inte ett koncept som fungerar för alla. Att skapa prestationshöjning i gruppen tar tid. Men det finns ett antal små aktiviteter som du kan göra för att fixa detta. Saker som efter en tid skapar mer och mer effektiva team. Ledarskapet påverkar.  Så låt oss börja med att titta snabbt på ett effektivt ledarskap. Vad är det?

Alla kan inte bli ledare. Det kräver potential och förmåga att hantera människor. När jag har utbildat ledare i Utvecklande Ledarskap för Försvarshögskolan, blir det ofta efter någon månad extremt tydligt hur ledaren har utvecklats. En av de viktigaste funktionerna för ett effektivt team är motivation. Utan motivation växer inte gruppen. Ibland kan jag uppleva att företag och verksamheter som arbetar utifrån kvalitetssäkring, tror att de måste göra saker fyrkantigt, dvs utan någon som helst möjlighet för den enskilde att bli motiverad. Detta är en av de värsta fienderna till utveckling. Eftersom jag har utbildat i kvalitetssäkring under 80-/90-talet, vet jag vad det innebär. Att kvalitetssäkra innebär INTE att göra saker på exakt samma sätt, utan att se till att målet uppfylls.

Så om du är ledare i en grupp behöver du ta reda på vad som motiverar de enskilda. Låt oss återkomma till detta.

Som ledare behöver du ha vissa personlighetsdrag och specifika egenskaper (dimensioner). Det går inte att fungera som ledare om du är orolig eller osäker. Du måste vara lugn, avslappnad och säker. En ledare får aldrig vara tillbakadragen utan behöver vara sällskaplig till viss del, mycket optimistisk och tillgiven gruppen och individerna. Nyfiken, kreativ, godhjärtad, hjälpsam och förlåtande är andra egenskaper som krävs. Och självfallet måste ledaren vara målmedveten och ambitiös.

En ledare är inte en chef. Ledaren behöver ha följande önskvärda kompetenser:

  • Fackkompetens
  • Chefskompetens
  • Social kompetens
  • Stresshanteringsförmåga

En utvecklande ledare är:

  1. Ett föredöme för gruppen
  2. En person som har personlig omtanke
  3. En person som kan inspirera och motivera

Hur sammanställs ett effektivt team?

Nyckeln är att få personer som arbetar både för dagens och framtidens mål. Gå systematiskt tillväga när du väljer teammedlemmar.

För att få ”rätt” personer krävs:

  • Att du synliggör alla detaljer kring själva jobbet (planeringen) med mål och delmål
  • Definierar varje gruppmedlems personligheter för att få ut mesta möjliga och sätt ihop en blandad grupp
  • Skapa tydliga projektdokument för hanteringen. Vi rekommenderar PMIs 18 skallkrav

I en grupp behövs en blandning. Vi rekommenderar:

  • Några som är mycket målmedvetna
  • Några som älskar planering och struktur
  • Några som tar hand om övriga i gruppen och månar om dem
  • Några som är tillräckligt kreativa för att komma med nya idéer

Hur motiverar du gruppmedlemmarna?

De flesta personer har olika belöningssystem. Tro inte att offentliga applåder fungerar för samtliga medlemmar. Ta reda på vad som triggar dem. Beroende på deras personlighet, skapas motivationen utifrån det som just den personen går igång på.

Belöna dem utifrån det som ger just den medlemmen störst tillfredsställelse. Hjälp dem utvecklas. Undvik bestraffningar. Som ledare behöver vi ibland säga till och få en medlem tillbaka på banan, men gör detta bakom lykta dörrar och ge dem fria händer att fixa till saker så att de åter presterar. Följ upp noggrant, ofta och mycket. Ingen människa presterar om de inte får något i retur.

Tydliggör ansvarsfördelningen

Om du, som gruppledare, tydliggör vad var och en ska göra och kanske till viss del hur de ska göra detta, säkerställer du att gruppen når mål och resultat. Det handlar inte om personen som ska utföra aktiviteten utan om själva agerandet och vad det för med sig. Hur synliggör ni i gruppen detta?

Varje aktivitet ska ha en definition med tydligt mål. Det räcker inte att skriva VAD ni ska göra utan också VILKET mål det leder till. Var extra noga med detta. Kanske i form av ett protokoll. Bestäm också hur ni gemensamt ska tackla om någon inte utför en uppgift till en viss överenskommen datum.

Om ni arbetar med kvalitetssäkring är det viktigt att ni tydliggör vad som ingår i detta, vilka normer som ligger till beslut för det osv.

Alla dokument som ni i gruppen upprättar är levande dokument, dvs de ska ständigt uppdateras. Arbeta gärna med länkar men se till att alla når dessa. Gör en stor handlingsplan där allt finns och mindre planer för detaljer. Kanske kan ni göra dessa planer i Excel och därmed skapa ett gantschema som tydligt visar när delmålen ska vara klara.

Gantschema

Vid varje möte ska ni analysera, dokumentera och diskutera samtliga uppgifter.

Om alla vet vad som förväntas av dem, är chansen större att alla lyckas och därmed blir ni en effektiv grupp.

Bedöm och beröm!

Genom att bedöma varandra i gruppen, skapar ni motivation i den pågående processen och ökar chanserna för ett ännu större engagemang.

Vid bedömningsmötena måste ni ge varandra feedback. Tänk på att den ska vara så att alla växer. Ingen kritik som sänker någon! Beröm och ge möjligheter till att få vederbörande till att göra en ännu större prestation vid nästa tillfälle. Dessa möten ska vara lustfyllda så att alla ser fram emot dem.

På mötena går ni igenom:

  1. Granska vad som är gjort och vad som ska göras och knyt detta till ansvarig medlems prestation
  2. Planera framåt och knyt till ansvarig
  3. Sätt individuella och gemensamma mål
  4. Se till att alla är med på överenskommelserna
  5. Identifiera vilken utveckling gruppen behöver göra för att komma vidare framåt
  6. Coacha varandra
  7. Ta emot och ge feedback
  8. Förstärk relationerna med varandra
  9. Fungera som varandras katalysator
  10. Fokusera både på kortsiktiga och långsiktiga mål
  11. Agera så att alla ökar motivationen

Omvandla bra prestation till utmärkt

Det är inte alltid detta fungerar men ni – som grupp – bör eftersträva att ständigt förbättra er.

Kom ihåg att motivation är något som ni måste jobba med. Det sker inte av sig självt. Motivation kan ta tid men är viktigt. Det är oftast motivationen som skapar förändringen.

Eftersträva därför motiverande klimat. Precis som att temperaturen i växthus är avgörande, är den detta även för ett effektivt team.

Lycka till i teamet!
Monica Ivesköld
Milord Inspiration (ingår i Resultat Direkt)

 

Visit Us On FacebookCheck Our FeedVisit Us On LinkedinVisit Us On YoutubeVisit Us On Pinterest